Spraakgestuurd e-mailen en notities maken in Google Workspace is er voor ondernemers die geen tijd hebben om te typen. Google introduceert nieuwe spraakmogelijkheden in Gmail, Docs en Keep, waarmee je e-mails dicteert, documenten inspreekt en herinneringen toevoegt zonder toetsenbord. Dit is geen AI-expertise vereist, het werkt met je stem.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe spraakfuncties aangekondigd voor Workspace. In Gmail kun je straks e-mails dicteren en verzenden via spraak. In Docs kun je documenten inspreken en bewerken. In Keep voeg je spraaknotities toe. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox. De spraakfuncties zijn onderdeel van een bredere trend waarin AI spraakherkenning steeds beter en toegankelijker wordt voor dagelijks gebruik. Voorheen was spraakgestuurd werken vaak beperkt tot simpele commando’s, maar nu wordt het een volwaardige manier om te communiceren en te creëren.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals betekent dit een directe tijdsbesparing. Typen kost tijd, vooral op een mobiel apparaat of tijdens het multitasken. Met spraak kun je onderweg, tijdens het koken of terwijl je andere taken doet, toch productief zijn. Het is vooral relevant voor functies waarin veel getypt wordt: e-mailafhandeling, notuleren, brainstormen en het maken van korte notities. Voor kleine bedrijven zonder administratieve ondersteuning kan dit een groot verschil maken. De drempel om te beginnen is laag: je hebt alleen een microfoon nodig en de functie is ingebouwd in tools die je waarschijnlijk al gebruikt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel onderweg bent en e-mails moet beantwoorden. Je zit in de auto (als passagier) of loopt naar een afspraak. In plaats van te stoppen om te typen, open je Gmail en dicteer je een kort antwoord. Je kunt het direct verzenden of eerst controleren. Overweeg om standaardzinnen voor te bereiden die je vaak gebruikt, zodat je ze snel kunt inspreken.

Als je tijdens een vergadering notities maakt. In plaats van te typen terwijl iemand praat, kun je in Docs de spraakfunctie gebruiken om letterlijk op te nemen wat er gezegd wordt. Je kunt later de notities bewerken en structureren. Een optie is om tijdens de vergadering alleen de hoofdpunten in te spreken en later uit te werken.

Als je snel ideeën wilt vastleggen. Je krijgt een ingeving terwijl je aan het werk bent. In plaats van het op te schrijven, open je Keep en spreek je de notitie in. Later kun je de spraaknotitie afspelen of omzetten naar tekst. Dit werkt ook goed voor boodschappenlijstjes, taken of herinneringen.

Als je een team aanstuurt en veel communiceert. Je kunt spraak gebruiken om sneller teamupdates te geven in Gmail of om documenten te dicteren voor een projectplan. Overweeg om dagelijks een korte spraakupdate te maken in Docs die je later deelt met je team.

Als je moeite hebt met typen of RSI-klachten hebt. Spraakgestuurd werken is een uitkomst voor mensen die fysiek niet lang kunnen typen. Je kunt volledige documenten inspreken, e-mails beantwoorden en notities maken zonder je handen te gebruiken. Een mogelijkheid is om te beginnen met korte sessies en het op te bouwen.

Bron: Google Blog (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)