Het antwoord

Google Workspace krijgt nieuwe spraakmogelijkheden waarmee je e-mails, documenten en notities kunt inspreken in plaats van typen. Dit betekent dat je direct tijd bespaart op administratieve taken, zonder dat je technische kennis nodig hebt.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens zijn I/O-conferentie nieuwe functies aangekondigd voor Workspace, de verzameling productiviteitstools van het bedrijf. De belangrijkste vernieuwing is de uitbreiding van spraakgestuurd typen (voice typing) naar Gmail, Docs en Keep. Waar je voorheen alleen in Docs kon inspreken, kun je nu ook in je e-mailprogramma en notitie-app dictaat gebruiken. Daarnaast is er een nieuwe tool genaamd Google Pics gelanceerd, een ontwerpprogramma, en zijn er updates aan de AI Inbox, de slimme inbox die prioriteiten stelt. De aankondiging past in een bredere trend waarbij grote techbedrijven spraakherkenning steeds beter integreren in alledaagse zakelijke software.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit concreet dat een groot deel van de dagelijkse schrijftaken sneller kan. Denk aan het beantwoorden van klant-e-mails, het maken van notities tijdens een telefoongesprek of het opstellen van een offerte. Waar je eerder moest typen of een aparte dicteersoftware moest installeren, zit het nu ingebouwd in de tools die je al gebruikt. Het bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de fysieke belasting van langdurig typen. Vooral voor ondernemers die veel onderweg zijn of tijdens het werk hun handen nodig hebben, biedt dit een praktisch alternatief.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel klant-e-mails beantwoordt, kun je overwegen om voice typing in Gmail te gebruiken voor korte reacties. Spreek je antwoord in terwijl je door je inbox scrolt, in plaats van elk bericht te typen. Een mogelijkheid is om standaardantwoorden voor te bereiden en die in te spreken als sjabloon, zodat je alleen de specifieke details hoeft aan te passen.

Als je tijdens vergaderingen of telefoongesprekken aantekeningen maakt, biedt Keep een uitkomst. Je zou Keep kunnen openen en tijdens het gesprek direct notities inspreken. Dat is sneller dan schrijven en je mist geen details. Overweeg om na elk gesprek de spraaknotitie te herzien en aan te vullen met actiepunten.

Als je offertes of voorstellen opstelt in Docs, kun je voice typing gebruiken om de eerste versie in te spreken. Een optie is om je gedachten hardop te ordenen en daarna de tekst te redigeren. Dit werkt vooral goed voor lange documenten waarbij typen vermoeiend is. Je zou kunnen beginnen met een ruwe dictaat van de hoofdpunten en die later structureren.

Als je onderweg bent en snel een idee of taak wilt vastleggen, is Keep de meest laagdrempelige optie. Open de app, spreek je notitie in en deze wordt direct opgeslagen en gesynchroniseerd met je andere apparaten. Een mogelijkheid is om dit te gebruiken voor het vastleggen van klantwensen, takenlijstjes of creatieve ideeën zonder dat je hoeft te stoppen met lopen of rijden.

Als je een team aanstuurt, kun je overwegen om voice typing in te zetten voor het geven van mondelinge instructies in gedeelde documenten. Spreek een update in voor een gezamenlijk projectbestand in Docs, in plaats van een lange e-mail te typen. Je team kan de spraaknotitie later beluisteren of de getranscribeerde tekst lezen.

Bron: Blog - Google Workspace Blog (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)