Spraakgestuurd typen in Gmail, Docs en Google Keep is binnenkort beschikbaar voor Google Workspace-gebruikers. Je kunt straks e-mails dicteren, notities inspreken en documenten laten typen terwijl jij praat. Geen aparte software, geen AI-expertise nodig.

Wat er aan de hand is

Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace. In Gmail, Docs en Keep kun je binnenkort tekst invoeren door te spreken in plaats van te typen. De functie werkt direct in de bestaande interface, zonder dat je iets hoeft te installeren of in te stellen. Het is een uitbreiding van de bestaande spraak-naar-tekst technologie die Google al in sommige producten had, maar nu wordt het breder uitgerold en beter geïntegreerd. Google noemt dit onderdeel van een reeks updates om ‘creëren en taken uitvoeren’ makkelijker te maken.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals betekent dit dat een groot deel van de dagelijkse schrijftaken sneller kan. Het typen van e-mails, het maken van notities tijdens een telefoongesprek of het vastleggen van ideeën in een document kan allemaal via spraak. Dit is vooral relevant voor mensen die veel typen, zoals ondernemers die zelf hun administratie doen, freelancers die offertes schrijven of teamleiders die notulen maken. Het bespaart tijd omdat spreken gemiddeld drie keer sneller is dan typen. Je hoeft geen nieuwe vaardigheden te leren: de functie werkt met dezelfde spraakherkenning die je al kent van Google Assistant.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails verstuurt, kun je overwegen om spraakgestuurd typen te gebruiken voor standaardantwoorden. In plaats van elke keer hetzelfde te typen, spreek je je reactie in terwijl je door je inbox scrolt. Een mogelijkheid is om de functie te gebruiken voor het beantwoorden van veelgestelde vragen van klanten, zoals orderbevestigingen of openingstijden. Je zou kunnen beginnen met één type e-mail dat je vaak stuurt en kijken hoe snel het gaat.

Als je notities maakt tijdens vergaderingen of telefoongesprekken, biedt Google Keep een uitkomst. Je kunt Keep openen en direct inspreken wat er wordt gezegd. Een optie is om na het gesprek de tekst te controleren en aan te vullen. Dit werkt ook voor brainstormsessies: spreek ideeën in terwijl ze opkomen, zonder dat je hoeft te typen. Overweeg om Keep te gebruiken als een soort ‘spraakkladblok’ voor snelle aantekeningen.

Als je documenten schrijft voor je bedrijf, zoals offertes, handleidingen of blogteksten, kun je Docs gebruiken om de eerste versie in te spreken. Je zou kunnen beginnen met een ruwe versie van een offerte door de hoofdpunten hardop te noemen. Daarna werk je de tekst bij met de muis en toetsenbord. Een mogelijkheid is om dit te combineren met de bestaande spraakopdrachten in Docs, zoals ’nieuwe regel’ of ‘punt’, om de opmaak te sturen zonder je handen van het toetsenbord te halen.

Als je een team aanstuurt, kun je overwegen om spraakgestuurd typen te introduceren als tijdbesparing voor jezelf en je medewerkers. Een optie is om in een teamoverleg te laten zien hoe het werkt en te vragen wie het wil uitproberen. Je zou kunnen afspreken dat iedereen die veel e-mails of notities schrijft, het een week test en de ervaringen deelt. Dit hoeft geen grote verandering te zijn: het is een kleine aanpassing in de werkwijze die direct resultaat kan geven.

Bron: Google Blog (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)