Het antwoord is een open standaard genaamd EntityMap. Dit is een enkel bestand dat AI-systemen vertelt wat jouw organisatie weet en waar die kennis te vinden is, zonder dat je zelf code hoeft te schrijven.

Wat er aan de hand is

EntityMap is een voorstel voor een open standaard die AI-systemen een gestructureerd overzicht geeft van een bedrijf. Het idee is dat je één bestand maakt – vergelijkbaar met een sitemap voor websites – waarin je vastlegt welke entiteiten (producten, diensten, afdelingen, kennisgebieden) jouw organisatie heeft en waar de ondersteunende data zich bevindt. Denk aan documenten, databases, wiki’s of CRM-systemen. Volgens Search Engine Journal kan dit AI-systemen helpen om sneller en nauwkeuriger antwoorden te geven, omdat ze niet meer zelf hoeven te raden waar informatie staat. Het initiatief komt van de community rondom gestructureerde data en is nog in de voorstelfase, maar sluit aan bij de bredere trend om AI beter te laten samenwerken met bestaande bedrijfsinformatie.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers betekent EntityMap dat AI toegankelijker wordt zonder technische drempels. Op dit moment moeten bedrijven vaak maatwerk-API’s bouwen of complexe integraties maken om AI-systemen toegang te geven tot interne data. Met EntityMap zou je in theorie één bestand kunnen uploaden of delen, waarna een AI-assistent weet dat jouw productcatalogus in een Excel-bestand staat, je klantenservice-handleiding in een PDF en je prijslijst in een database. Dit verlaagt de instapdrempel voor bedrijven die geen developer in dienst hebben. Vooral in sectoren zoals retail, logistiek, dienstverlening en productie – waar veel gestructureerde en ongestructureerde data door elkaar loopt – kan dit een verschil maken. Het betekent niet dat AI ineens alles begrijpt, maar wel dat de kans op foute of irrelevante antwoorden afneemt omdat het systeem weet waar het moet zoeken.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt met honderden producten en variaties. Je zou een EntityMap-bestand kunnen maken waarin je per productgroep aangeeft waar de actuele voorraad, prijs en specificaties staan. Een AI-chatbot op je site kan dan direct het juiste antwoord geven over beschikbaarheid of levertijd, zonder dat hij door losse pagina’s hoeft te spitten. Overweeg om te beginnen met een eenvoudige lijst van je top 20 producten en de bijbehorende databronnen.

Als je een team aanstuurt dat veel met documenten werkt. Denk aan een administratiekantoor of adviesbureau met mappen vol offertes, contracten en handleidingen. Met EntityMap kun je per afdeling vastleggen welk type document waar staat. Een AI-assistent kan dan bijvoorbeeld snel de laatste versie van een contract vinden of samenvatten wat er in een offerte staat, zonder dat iemand handmatig hoeft te zoeken. Een optie is om eerst één afdeling als pilot te nemen en te evalueren of de tijdwinst opweegt tegen het invullen van het bestand.

Als je in de productie of logistiek werkt met verspreide data. Stel dat je voorraadgegevens in een ERP-systeem staan, kwaliteitsrapporten in een gedeelde map en leveranciersinformatie in een CRM. Door een EntityMap te maken die al deze bronnen koppelt, kan een AI-systeem straks vragen beantwoorden als ‘welke leverancier heeft de beste levertijd voor onderdeel X?’ zonder dat je telkens handmatig systemen hoeft te raadplegen. Begin met het in kaart brengen van de drie belangrijkste databronnen die je dagelijks gebruikt.

Als je een marketingteam hebt dat content produceert. Je zou EntityMap kunnen gebruiken om aan te geven waar merkrichtlijnen, klantpersona’s, campagneresultaten en concurrentieanalyses staan. Een AI-tool die content schrijft of optimaliseert, kan dan direct de juiste context pakken. Overweeg om een proefversie te maken voor één campagne en te testen of de output consistenter wordt.

Als je geen technische achtergrond hebt maar wel wilt experimenteren. De praktische toepassing hangt af van jouw situatie. Het mooie van EntityMap is dat het een open standaard is: je hoeft geen programmeur te zijn om een bestand te vullen met de locaties van jouw belangrijkste documenten. Begin klein, bijvoorbeeld met een tekstbestand waarin je per onderwerp opschrijft welk bestand of welke map de informatie bevat. Zodra de standaard breder wordt ondersteund, kun je dat bestand direct gebruiken.

Bron: Search Engine Journal (https://www.searchenginejournal.com/entitymap-the-open-standard-that-gives-ai-systems-a-structured-view-of-your-business/576146/)