IMAGE_PROFILE: a single open cardboard folder on a wooden desk with a printed map inside, morning light

Het antwoord is EntityMap: een open standaard die AI-systemen een gestructureerd overzicht geeft van wat jouw organisatie weet en waar de bewijzen liggen, zonder dat je dure maatwerkoplossingen nodig hebt. Dit voorstel maakt het mogelijk dat een enkel bestand AI vertelt hoe jouw bedrijf in elkaar zit, van producten en processen tot documenten en data.

Wat er aan de hand is

EntityMap is een voorgestelde open standaard, ontwikkeld door onder anderen Dixon Jones, die AI-systemen in staat stelt om een gestructureerd beeld te krijgen van een organisatie. Het idee is simpel: in plaats van dat AI zelf moet uitzoeken hoe jouw bedrijf is georganiseerd, lever je een EntityMap-bestand dat precies beschrijft wat je entiteiten zijn (zoals producten, afdelingen, processen) en waar het bewijs daarvoor te vinden is (zoals documenten, databases, websites). Dit is vergelijkbaar met hoe een sitemap zoekmachines helpt om een website te begrijpen, maar dan voor de hele bedrijfsstructuur. Het voorstel is gepubliceerd op Search Engine Journal en is nog in de conceptfase, maar het adresseert een groeiend probleem: AI-systemen hebben moeite met het vinden en begrijpen van specifieke bedrijfsinformatie in een zee van ongestructureerde data.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers betekent EntityMap dat je niet langer afhankelijk bent van dure maatwerkoplossingen of complexe integraties om AI te laten zoeken in je eigen documenten. Stel je voor dat je een AI-chatbot hebt voor klantenservice, maar die kan niet bij je interne handleidingen of productcatalogus. Met EntityMap geef je die AI een simpel bestand dat zegt: ‘Onze producten staan in deze PDF, onze processen in die database, en onze contactgegevens op deze website.’ Dit opent de deur voor kleinere bedrijven om AI-toepassingen te gebruiken die voorheen alleen voor grote organisaties met dedicated IT-teams weggelegd waren. Het verlaagt de drempel voor AI-adoptie in sectoren zoals retail, logistiek, dienstverlening en productie, waar gestructureerde documentatie vaak ontbreekt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en AI wilt inzetten voor klantenservice. Je hebt waarschijnlijk een productcatalogus, retourbeleid en handleidingen verspreid over verschillende bestanden. Overweeg om een EntityMap te maken die deze documenten koppelt aan de juiste entiteiten, zoals producten en categorieën. Een AI-chatbot kan dan direct antwoorden geven op basis van jouw eigen data, zonder dat je een dure API-integratie hoeft te bouwen. Je zou kunnen beginnen met het inventariseren van je belangrijkste documenten en ze labelen met een simpele lijst van entiteiten.

Als je een team aanstuurt en interne processen wilt automatiseren. Denk aan een AI die medewerkers helpt met het vinden van procedures, zoals verlofaanvragen of inkooprichtlijnen. Met EntityMap kun je deze processen structureren: maak een bestand dat aangeeft dat ‘verlofaanvraag’ een entiteit is met een link naar het HR-handboek en het formulier in je cloudopslag. Een optie is om dit te testen met een klein aantal processen, zoals het onboarden van nieuwe medewerkers, en te kijken hoe AI reageert op de gestructureerde input.

Als je in de logistiek werkt en AI wilt gebruiken voor voorraadbeheer. Je hebt waarschijnlijk spreadsheets, orderdata en leverancierscontracten. EntityMap kan deze bronnen verbinden met entiteiten zoals ‘product’, ’leverancier’ en ‘magazijn’. Een mogelijkheid is om een AI-tool te vragen om op basis van je EntityMap voorraadtekorten te voorspellen, door de structuur te gebruiken om de juiste data te vinden. Overweeg om te beginnen met één productcategorie en de resultaten te evalueren voordat je uitbreidt.

Als je een dienstverlener bent en AI wilt inzetten voor offertes. Je hebt templates, prijslijsten en klantgegevens in verschillende systemen. Met EntityMap kun je deze entiteiten koppelen: ‘offerte’ als entiteit met links naar je prijslijst en een template in Word. Een AI kan dan op basis van klantvragen automatisch een offerte genereren, mits de structuur klopt. Je zou kunnen experimenteren door een EntityMap te maken voor één type dienst en te kijken of de AI de juiste documenten vindt.

Bron: Search Engine Journal (https://www.searchenginejournal.com/entitymap-the-open-standard-that-gives-ai-systems-a-structured-view-of-your-business/576146/)