Het antwoord

EntityMap is een open standaard waarmee je een gestructureerd bestand maakt dat AI-systemen vertelt wat jouw bedrijf weet, wie wat doet en waar de informatie te vinden is. Het is een soort routekaart voor AI, zonder dat je dure consultants of ingewikkelde software nodig hebt.

Wat er aan de hand is

EntityMap is een voorstel voor een open standaard, ontwikkeld door een groep specialisten en gepubliceerd op Search Engine Journal. Het idee is simpel: je maakt één bestand – bijvoorbeeld in JSON of YAML – waarin je de belangrijkste entiteiten van je bedrijf beschrijft. Denk aan producten, diensten, afdelingen, medewerkers, processen en de locaties van documenten of databases. Dit bestand geeft AI-systemen een gestructureerd overzicht van je organisatie, zodat ze sneller en accurater antwoorden kunnen geven op vragen van klanten, medewerkers of systemen. Het is geen vervanging van een database, maar een index die AI helpt om de juiste informatie te vinden. De standaard is nog in ontwikkeling, maar de intentie is dat het voor elk bedrijf, groot of klein, toegankelijk is.

Wat dit betekent

Voor een MKB’er betekent EntityMap dat je niet langer afhankelijk bent van techneuten om AI nuttig te maken voor je bedrijf. Waar je nu vaak een dure consultant of maatwerkoplossing nodig hebt om een chatbot of interne zoekmachine te voeden, kun je met EntityMap zelf een overzicht maken. Het opent de deur naar toepassingen zoals een klantenservice-chatbot die precies weet welke producten je verkoopt, of een interne assistent die medewerkers direct naar de juiste factuur of handleiding stuurt. De valkuil is dat je het bestand goed moet beveiligen: als je per ongeluk gevoelige informatie zoals klantgegevens of wachtwoorden toevoegt, kan een AI-systeem die openbaar maken. Ook is het belangrijk dat je het bestand actueel houdt, anders geeft de AI verouderde antwoorden.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt met tientallen producten. Je kunt een EntityMap-bestand maken waarin je per product de naam, prijs, voorraadstatus en een link naar de productpagina zet. Een AI-chatbot op je site kan dan direct antwoorden op vragen als ‘Hebben jullie maat 42 in de blauwe sneakers?’ zonder dat je een dure API hoeft te bouwen. Overweeg om te beginnen met een simpel spreadsheet en dat later om te zetten naar het EntityMap-formaat.

Als je een team aanstuurt met veel interne documenten. Denk aan handleidingen, procedures en contracten die verspreid staan over mappen, SharePoint of Google Drive. Je kunt in EntityMap per document een korte beschrijving en de locatie zetten. Een interne AI-assistent kan dan medewerkers direct naar het juiste bestand leiden. Een mogelijkheid is om eerst alleen de meest gebruikte documenten op te nemen en later uit te breiden.

Als je in de dienstverlening werkt, zoals een administratiekantoor. Je klanten hebben vaak dezelfde vragen: ‘Waar is mijn factuur?’, ‘Wat is de status van mijn aangifte?’. Met EntityMap kun je per klant een overzicht maken van hun dossiers, met links naar de juiste mappen. Een AI-chatbot kan dan antwoorden zonder dat jij elke keer hoeft in te loggen. Let op: beveiliging is hier cruciaal. Zorg dat het bestand alleen toegankelijk is voor geautoriseerde systemen en medewerkers.

Als je een fysiek bedrijf hebt, zoals een groothandel of reparatiewerkplaats. Je kunt EntityMap gebruiken om productcategorieën, onderdelen en processen in kaart te brengen. Een AI-systeem op de werkvloer kan dan bijvoorbeeld zeggen: ‘Voor reparatie van model X heb je onderdeel Y nodig, dat ligt in schap 12.’ Begin met een eenvoudige lijst van de tien meest gebruikte onderdelen en breid uit op basis van feedback van je monteurs.

Als je een klein team hebt zonder IT-afdeling. Je kunt EntityMap zien als een digitaal organigram met extra informatie. Maak een bestand waarin je per medewerker hun rol, expertise en de documenten waar ze verantwoordelijk voor zijn, zet. Een AI-assistent kan dan vragen beantwoorden als ‘Wie weet meer over de nieuwe belastingregels?’ zonder dat je een personeelsgids hoeft te doorzoeken. Een optie is om dit bestand te delen via een beveiligde cloudomgeving, zodat alleen je team erbij kan.

Bron: Search Engine Journal (https://www.searchenginejournal.com/entitymap-the-open-standard-that-gives-ai-systems-a-structured-view-of-your-business/576146/)