IMAGE_PROGRESS: a whiteboard with a hand-drawn flowchart of boxes and arrows, next to a printed document with a QR code

Het antwoord

Met EntityMap kun je als MKB’er een gestructureerd overzicht van je bedrijf maken dat AI-systemen direct kunnen lezen en gebruiken. Het is een open standaard die in één bestand vastlegt wat jouw organisatie weet, wie wat doet en waar de informatie vandaan komt. Geen dure consultants of ingewikkelde software nodig.

Wat er aan de hand is

EntityMap is een voorstel voor een open standaard, beschreven door Search Engine Journal. Het idee is simpel: je maakt één bestand waarin je de belangrijkste entiteiten van je bedrijf vastlegt – denk aan producten, diensten, medewerkers, afdelingen, processen en databronnen. Dit bestand geeft AI-systemen een gestructureerde ‘blauwdruk’ van jouw organisatie. Waar traditionele zoekmachines alleen losse pagina’s indexeren, begrijpt een AI met EntityMap precies hoe alles samenhangt. De standaard is nog in ontwikkeling, maar het principe is vergelijkbaar met hoe sitemaps zoekmachines helpen je website te begrijpen. Het verschil is dat EntityMap niet alleen webpagina’s beschrijft, maar de hele bedrijfsstructuur en kennisbasis.

Wat dit betekent

Voor het MKB betekent dit dat AI-toepassingen zoals chatbots, interne zoekmachines of automatische rapportages straks veel beter kunnen aansluiten op jouw specifieke situatie. Stel dat een klant aan een chatbot vraagt: ‘Hoe lang duurt de levering van product X?’ Zonder EntityMap moet de AI zelf uitzoeken wat product X is, wie erover gaat en waar de levertijd staat. Met EntityMap staat die relatie al vast: product X is gekoppeld aan de afdeling logistiek, de levertijd staat in het CRM-systeem, en de verantwoordelijke medewerker is Piet. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en maakt AI ineens veel nuttiger voor dagelijkse bedrijfsprocessen. Vooral bedrijven met veel producten, diensten of afdelingen profiteren, omdat de complexiteit van hun organisatie nu beheersbaar wordt voor AI.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt met honderden producten… Je zou kunnen beginnen met het in kaart brengen van je productcatalogus, leveranciers en klantenserviceprocessen. Maak een lijst van de belangrijkste entiteiten: producten, categorieën, prijzen, voorraadniveaus, levertijden en retourvoorwaarden. Noteer per entiteit waar de actuele data staat – in je webshopsoftware, je voorraadsysteem of je CRM. Dit wordt de basis van je EntityMap-bestand. Een mogelijkheid is om dit in een spreadsheet te doen en later te exporteren naar het juiste formaat. Overweeg om dit samen met een medewerker van de klantenservice te doen, omdat zij precies weten welke vragen klanten stellen.

Als je een team aanstuurt met meerdere afdelingen… Een optie is om per afdeling de belangrijkste processen en verantwoordelijken te documenteren. Denk aan: wie beheert de financiële data, waar staat het personeelshandboek, hoe loopt het goedkeuringsproces voor offertes. Door deze relaties vast te leggen in een EntityMap, kan een interne AI-assistent straks direct het juiste document of de juiste persoon vinden. Je zou kunnen beginnen met één afdeling – bijvoorbeeld sales – en later uitbreiden. Het kost misschien een dag werk, maar het bespaart weken aan zoektijd voor je team.

Als je in de zakelijke dienstverlening werkt… Overweeg om je dienstenportfolio, klantcases en expertisegebieden te structureren. Leg vast welke medewerker welke expertise heeft, welke projecten zijn afgerond en waar de resultaten zijn opgeslagen. Een EntityMap kan dan dienen als een levende kennisbank die AI-systemen gebruiken om offertes te genereren, vragen van klanten te beantwoorden of nieuwe medewerkers in te werken. Je zou kunnen beginnen met het inventariseren van je tien belangrijkste diensten en de bijbehorende documentatie. De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar het principe is overal hetzelfde: structuur aanbrengen in wat je al weet.

Bron: Search Engine Journal (https://www.searchenginejournal.com/entitymap-the-open-standard-that-gives-ai-systems-a-structured-view-of-your-business/576146/)