IMAGE_PROGRESS: a row of labeled file folders on a clean metal shelf next to a tablet showing a simple diagram, office lighting

Het antwoord: Met EntityMap kun je AI-systemen een gestructureerd overzicht geven van álle informatie in je bedrijf — van facturen tot klantdossiers — zonder dat je dure integraties of programmeurs nodig hebt. Het is een open standaard die in één bestand vastlegt wat je organisatie weet en waar die kennis te vinden is.

Wat er aan de hand is

EntityMap is een voorstel voor een open standaard die AI-systemen een gestructureerd beeld geeft van een organisatie. Het idee is simpel: in plaats van dat AI zelf moet uitzoeken waar al je data staat en wat het betekent, leg je dat vast in één machineleesbaar bestand. Denk aan een soort plattegrond van je bedrijfsinformatie. De standaard is nog in ontwikkeling, maar het principe is veelbelovend voor ondernemers die AI willen inzetten op hun eigen data zonder afhankelijk te zijn van maatwerkoplossingen. Volgens Search Engine Journal kan één bestand AI precies vertellen wat je organisatie weet en waar het bewijs daarvan ligt.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers betekent dit een flinke verlaging van de drempel om AI te laten werken met eigen bedrijfsdata. Waar je nu vaak een IT-traject nodig hebt om data uit verschillende systemen te ontsluiten — denk aan een CRM, boekhoudpakket en e-mailarchief — kun je met EntityMap in theorie volstaan met één gestructureerd bestand. Dat maakt AI-toepassingen zoals een slimme zoekfunctie in je administratie of een chatbot die klantvragen beantwoordt op basis van je eigen productcatalogus, ineens een stuk haalbaarder. Vooral bedrijven zonder eigen ontwikkelaars kunnen hiervan profiteren, omdat de standaard open is en niet gebonden aan één leverancier.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt met honderden producten, kun je EntityMap gebruiken om AI te laten weten waar je productinformatie staat, inclusief specificaties, prijzen en voorraadstanden. Een mogelijkheid is om een eenvoudig bestand aan te maken dat verwijst naar je productdatabase, waarna een AI-assistent klanten direct antwoord kan geven over beschikbaarheid of kenmerken, zonder dat je een dure API-koppeling hoeft te bouwen.

Als je een administratiekantoor hebt met veel klantdossiers, overweeg om EntityMap in te zetten om AI te laten navigeren door je mappenstructuur. Je zou kunnen vastleggen dat facturen in map X staan, contracten in map Y, en dat elk dossier een klantnummer heeft. Een AI kan dan op basis van een simpele vraag als ’toon de openstaande facturen van klant A’ de juiste documenten vinden, zonder dat je handmatig hoeft te zoeken.

Als je in de zorg of dienstverlening werkt met dossiervorming, biedt EntityMap een manier om AI te laten zoeken in gestructureerde en ongestructureerde data tegelijk. Een optie is om in het bestand te verwijzen naar zowel je CRM als je documentbeheersysteem, zodat AI antwoorden kan geven die gebaseerd zijn op meerdere bronnen. Denk aan een medewerker die vraagt: ‘welke afspraken heeft klant B deze maand gehad?’ en direct een compleet overzicht krijgt.

Als je een productiebedrijf bent met technische documentatie, kun je EntityMap gebruiken om AI te laten verwijzen naar handleidingen, tekeningen en onderhoudsschema’s. Je zou kunnen vastleggen dat elk product een uniek nummer heeft en dat de bijbehorende documenten in een specifieke map staan. Een monteur kan dan via een AI-chat vragen naar de juiste specificaties, zonder door mappen te hoeven bladeren.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar het principe is steeds hetzelfde: één bestand dat AI vertelt waar je data staat en hoe die samenhangt. Het is de moeite waard om de ontwikkeling van EntityMap te volgen, want als de standaard breed wordt overgenomen, bespaar je jezelf een hoop IT-kosten.

Bron: Search Engine Journal (https://www.searchenginejournal.com/entitymap-the-open-standard-that-gives-ai-systems-a-structured-view-of-your-business/576146/)