Het antwoord: Voorkom dat je AI-budget binnen drie maanden op is door licenties te monitoren, gebruik te segmenteren en een duidelijke stop-loss in te bouwen. De trend van ‘tokenmaxxing’ – zoveel mogelijk AI gebruiken zonder na te denken over de kosten – heeft grote bedrijven als Uber al parten gespeeld.

Wat er aan de hand is

Volgens TechCrunch was ‘tokenmaxxing’ eerder dit jaar de heetste trend in Silicon Valley. CEO’s moedigden medewerkers aan om AI-tools zo intensief mogelijk te gebruiken. Maar toen kwamen de rekeningen. Uber zou zijn jaarlijkse AI-budget in een paar maanden hebben opgebrand. Andere bedrijven schroefden Claude-licenties terug voor delen van hun organisatie. Meta beëindigde zelfs zijn interne leaderboard voor AI-gebruik. De boodschap is duidelijk: onbeperkt AI-gebruik zonder kostenbeheersing is onhoudbaar.

Wat dit betekent

Voor het MKB is de impact direct. Waar grote bedrijven nog kunnen onderhandelen over kortingen of eigen modellen trainen, hebben kleinere ondernemingen minder marge. Een abonnement op ChatGPT Team kost 25 dollar per maand per gebruiker, maar als iedereen in het team het gebruikt voor taken die ook handmatig kunnen, loopt de rekening snel op. De les uit Silicon Valley is dat AI niet gratis is, en dat onbeheerd gebruik leidt tot onverwachte kostenposten die de winstgevendheid van een project of zelfs van het hele bedrijf kunnen aantasten.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team van vijf tot twintig medewerkers aanstuurt, overweeg dan om per maand een vast AI-budget vast te stellen, bijvoorbeeld 500 euro. Verdeel dat budget over de teamleden op basis van hun daadwerkelijke behoefte. Een marketeer die dagelijks teksten genereert, heeft een ander profiel dan een boekhouder die alleen af en toe een formule checkt. Je kunt per gebruiker een limiet instellen in de beheerconsole van de AI-tool.

Als je een webshop runt, is het verleidelijk om AI in te zetten voor klantenservice, productbeschrijvingen en marketingteksten tegelijk. Een mogelijkheid is om eerst een proefperiode van twee weken in te stellen voor één functie, bijvoorbeeld alleen voor het beantwoorden van klantvragen. Meet daarna hoeveel tijd het scheelt en of de kosten in verhouding staan. Pas dan breid je uit naar andere toepassingen.

Als je een financieel directeur of office manager bent, kun je een stop-loss inbouwen. Spreek met het team af dat zodra het maandbudget voor 80 procent is verbruikt, er een waarschuwing komt. Bij 100 procent wordt het gebruik tijdelijk geblokkeerd tot de volgende maand. Dit voorkomt dat een enthousiaste medewerker in een week het hele budget opmaakt. Je kunt dit automatiseren via de API-instellingen van de meeste AI-platforms.

Als je een consultancy- of adviesbureau hebt, werk dan met projectbudgetten in plaats van algemene licenties. Elk project krijgt een eigen AI-potje. Als dat potje leeg is, moet de projectleider een businesscase maken voor extra budget. Dit dwingt tot nadenken over de ROI per project, precies wat grote bedrijven nu ook doen.

Als je een klein team hebt van twee of drie personen, is de eenvoudigste aanpak: deel één betaald account en gebruik de gratis versies voor taken die niet kritisch zijn. De betaalde account is voor de zware taken, zoals het genereren van offertes of het analyseren van data. De gratis versie is voor snelle vragen of brainstorms. Zo houd je de kosten laag zonder dat je functionaliteit verliest.

Bron: TechCrunch (https://techcrunch.com/video/neas-tiffany-luck-says-enterprises-are-still-figuring-out-their-ai-roi/)