Het antwoord

Je kunt voorkomen dat je AI-budget binnen drie maanden op is door drie controles in te bouwen die grote bedrijven als Uber en Meta nu zelf ook toepassen. De valkuil is simpel: je moedigt medewerkers aan om AI te gebruiken, maar vergeet de kosten te monitoren tot de rekening binnenkomt.

Wat er aan de hand is

In Silicon Valley was ’tokenmaxxing’ begin dit jaar de trend: ceo’s spoorden hun teams aan om AI-tools zo veel mogelijk te gebruiken. Het idee was dat maximale adoptie leidt tot maximale productiviteit. Maar de realiteit bleek anders. Volgens TechCrunch blies Uber zijn jaarlijkse AI-budget in een paar maanden op. Andere bedrijven schroefden Claude-licenties terug voor delen van de organisatie. Meta stopte zelfs met zijn interne leaderboard voor AI-gebruik. De boodschap is duidelijk: onbeperkt gebruik zonder controle leidt tot onverwachte kostenposten die de businesscase onderuit halen.

Wat dit betekent

Voor het mkb is deze les extra pijnlijk. Grote bedrijven als Uber kunnen een tegenvaller van tonnen nog wel opvangen. Een kleinere onderneming heeft die ruimte niet. Als jij als mkb’er je team aanmoedigt om ChatGPT of Claude te gebruiken voor klantenservice, contentcreatie of data-analyse, dan stapelen de kosten zich snel op. Zeker als je per gebruiker betaalt of op basis van tokenverbruik. De valkuil is dat je pas na een paar maanden ziet wat het werkelijk kost, terwijl het budget dan al op is. Wat je nodig hebt, is niet minder AI, maar slimmer beheer.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team van vijf tot twintig medewerkers aanstuurt, overweeg dan om per maand een vast AI-budget per afdeling in te stellen. Je kunt bijvoorbeeld voor de marketingafdeling een limiet van 200 euro per maand instellen en voor de klantenservice 150 euro. Door dit bedrag te koppelen aan een specifiek doel, zoals het aantal gegenereerde nieuwsbrieven of behandelde tickets, krijg je inzicht in de verhouding tussen kosten en opbrengst. Een optie is om een dashboard te maken waarin je het verbruik per gebruiker bijhoudt, zodat je tijdig kunt bijsturen.

Als je een webshop runt, kun je overwegen om AI alleen in te zetten voor taken die direct omzet genereren. Denk aan het schrijven van productbeschrijvingen die de conversie verhogen, of het beantwoorden van klantvragen die anders een medewerker zouden kosten. Door AI te koppelen aan meetbare doelen, zoals een stijging van de conversieratio of een daling van de responstijd, kun je bepalen of de investering zich terugverdient. Een mogelijkheid is om een maand te experimenteren met een beperkt budget en daarna te evalueren.

Als je in de consultancy of dienstverlening werkt, is het verstandig om AI-kosten door te berekenen aan projecten. Als je een offerte maakt voor een klant, neem dan een post ‘AI-ondersteuning’ op van bijvoorbeeld 50 euro per maand. Zo voorkom je dat de kosten uit eigen zak komen en houd je grip op de marge. Je zou ook kunnen overwegen om voor elk project een maximum aantal AI-uren in te stellen, vergelijkbaar met hoe je nu al externe inhuur budgetteert.

Als je een klein team van freelancers of zzp’ers aanstuurt, kun je afspreken dat zij hun eigen AI-tools gebruiken en de kosten zelf dragen. Dit werkt goed als je hen betaalt per project of per uur. Je kunt dan in de overeenkomst opnemen dat AI-gebruik is toegestaan, maar dat de kosten voor de freelancer zijn. Dit voorkomt dat jij achteraf wordt verrast met een rekening.

Als je net begint met AI in je bedrijf, is een optie om een proefperiode van twee weken in te stellen waarin je alleen gratis of goedkope versies gebruikt. Denk aan de gratis laag van ChatGPT of de basisversie van Claude. Na die periode bekijk je wat het heeft opgeleverd en of je bereid bent te betalen voor meer functionaliteit. Dit voorkomt dat je direct een duur abonnement afsluit dat je niet volledig benut.

Bron: TechCrunch (https://techcrunch.com/video/neas-tiffany-luck-says-enterprises-are-still-figuring-out-their-ai-roi/)