Het antwoord: Zapier heeft een eigen benchmark ontwikkeld, AutomationBench, waarmee het prestaties van AI-modellen meet voor multi-step workflows. Dit betekent dat je als ondernemer niet alleen een chatbot inzet, maar een AI die complete processen kan uitvoeren, zoals het verwerken van bestellingen of het genereren van rapporten. De praktijk is dat je met de juiste modelkeuze repetitieve taken kunt automatiseren, wat direct tijd en kosten bespaart.

Wat er aan de hand is

Zapier, het platform voor workflow-automatisering, heeft een overzicht gepubliceerd van alle AI-modellen die je kunt koppelen aan Zaps en Agents. Het bijzondere is dat Zapier elk model test met AutomationBench, een eigen benchmark die niet alleen kijkt naar losse prompts, maar naar hoe goed een model een reeks stappen uitvoert. Denk aan het ophalen van data uit een e-mail, het genereren van een samenvatting, en het opslaan in een CRM. Volgens Zapier is dit relevant omdat nieuwe AI-modellen wekelijks verschijnen, en de keuze voor het juiste model afhangt van de complexiteit van je workflow. Het platform biedt toegang tot modellen van providers zoals OpenAI, Anthropic, Google en anderen, elk met specifieke sterke punten.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse ondernemers in het MKB betekent dit dat automatisering niet langer beperkt is tot eenvoudige triggers en acties. Je kunt nu een AI-model inzetten dat meerdere stappen in één workflow uitvoert, zoals het beantwoorden van klantvragen, het genereren van offertes, of het bijwerken van voorraad. De impact is het grootst voor bedrijven met terugkerende, handmatige taken, zoals administratie, klantenservice, en marketing. In plaats van een medewerker die uren besteedt aan het kopiëren van data tussen systemen, kun je een Zap instellen die dit automatisch doet. De kostenbesparing zit niet alleen in tijd, maar ook in het verminderen van fouten. Een voorbeeld: een model dat automatisch e-mails categoriseert en beantwoordt, kan een klein team ontlasten zonder dat je een dure AI-expert hoeft in te huren.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en dagelijks bestellingen verwerkt. Je zou een Zap kunnen maken die een AI-model gebruikt om binnenkomende bestelbevestigingen te lezen, de klantgegevens te extraheren, en deze automatisch in je CRM op te slaan. Het model kan ook controleren of de voorraad klopt en een bevestigingsmail sturen. Dit bespaart je de tijd van handmatig overtypen en vermindert de kans op fouten. Overweeg om te beginnen met een eenvoudige workflow: een trigger uit je e-mail, een actie in je boekhoudpakket.

Als je een team aanstuurt en rapportages genereert. Een mogelijkheid is om een AI-model in te zetten dat wekelijks data uit je projectmanagementtool haalt, een samenvatting schrijft, en deze naar je team mailt. Je kunt het model ook vragen om trends te signaleren, zoals vertragingen in projecten. Dit werkt goed voor bedrijven die regelmatig statusupdates nodig hebben, maar geen tijd hebben om ze handmatig te maken. Begin met een test-Zap voor één rapport en breid uit.

Als je in de zorg werkt en veel administratieve taken hebt. Je zou kunnen overwegen om een AI-model te gebruiken dat patiëntinformatie uit formulieren haalt en deze invoert in je EPD-systeem. Het model kan ook automatisch herinneringen sturen voor afspraken. Dit vermindert de administratieve last voor zorgverleners, zodat ze meer tijd hebben voor patiënten. Let wel op privacyregels; zorg dat je kiest voor een model dat voldoet aan de AVG.

Als je een marketingbureau runt en content plant. Een optie is om een Zap te maken die een AI-model gebruikt om social media-berichten te genereren op basis van een contentkalender. Het model kan ook automatisch afbeeldingen beschrijven en hashtags voorstellen. Dit versnelt het creatieve proces, maar je moet de output altijd controleren op kwaliteit. Overweeg om het model alleen in te zetten voor eerste concepten.

Als je een freelance ondernemer bent en facturatie automatiseert. Je zou een Zap kunnen instellen die een AI-model gebruikt om urenregistraties uit een app te halen, een factuur te genereren, en deze naar je klant te sturen. Het model kan ook betalingsherinneringen sturen. Dit bespaart je de tijd van handmatig factureren en zorgt voor een consistent proces. Begin met een eenvoudige workflow voor één klant en schaal op.

Bron: Zapier