Google’s AI-assistent Gemini heeft twee functies gekregen die nu ook in Nederland beschikbaar zijn. De ene helpt je met het plannen van taken en afspraken, de andere met het schrijven van berichten voor klantcontact. Voor ondernemers betekent dit dat je dagelijkse administratieve handelingen sneller kunt afhandelen, zonder dat je daarvoor aparte tools hoeft te installeren.

Wat er aan de hand is

Google heeft twee Gemini-functies uitgerold naar gebruikers in Nederland. Het gaat om ‘Gemini met planning’ en ‘Gemini met schrijven’. Beide functies waren eerder al beschikbaar in landen buiten de Europese Unie, maar zijn nu ook hier actief. De planningfunctie kan agenda-afspraken voorstellen, herinneringen instellen en takenlijsten beheren op basis van gesproken of getypte opdrachten. De schrijffunctie helpt bij het opstellen van e-mails, berichten en andere teksten, met suggesties voor toon en inhoud. Volgens Google werken de functies via de bestaande Gemini-app en zijn ze geïntegreerd met Google Workspace, zoals Gmail en Google Calendar.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het mkb betekent dit dat je een deel van je dagelijkse organisatie kunt uitbesteden aan AI, zonder dat je daarvoor een apart abonnement of extra software nodig hebt. De planningfunctie kan bijvoorbeeld helpen om afspraken met klanten of leveranciers sneller in te plannen, of om terugkerende taken zoals facturatie of voorraadcontrole te automatiseren. De schrijffunctie kan ondersteunen bij het opstellen van offertes, antwoorden op klantvragen of interne memo’s. Omdat de functies in de bestaande Google-omgeving werken, is de drempel laag: je hebt alleen een Google-account nodig en de Gemini-app. Dit is relevant voor ondernemers die al gebruikmaken van Google Workspace, maar ook voor wie alleen een persoonlijk Google-account heeft.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en dagelijks klantvragen beantwoordt, kun je de schrijffunctie gebruiken om snel een professioneel antwoord op te stellen. Vraag Gemini om een vriendelijke maar zakelijke reactie op een klacht over een vertraagde levering. Je kunt de toon aanpassen en de tekst direct kopiëren naar je e-mail of chatplatform. Een mogelijkheid is om een standaardtemplate te maken voor veelvoorkomende vragen, zoals retouren of voorraadinformatie, en die door Gemini te laten personaliseren per klant.

Als je een team aanstuurt en wekelijks vergaderingen plant, kun je de planningfunctie gebruiken om automatisch een overleg in te plannen. Zeg tegen Gemini: ‘Plan een teamoverleg van een uur volgende week dinsdag om 10 uur, met een herinnering een dag van tevoren.’ Gemini stelt dan een afspraak voor in je agenda en voegt deelnemers toe als je dat vraagt. Overweeg om terugkerende taken, zoals het versturen van een nieuwsbrief of het bijwerken van een projectstatus, door Gemini te laten beheren.

Als je in de zorg werkt en afspraken met patiënten of cliënten plant, kun je de planningfunctie gebruiken om dubbele boekingen te voorkomen. Vraag Gemini om een afspraak in te plannen op een specifiek tijdstip en controleer of dat moment vrij is. Een optie is om Gemini ook herinneringen te laten sturen naar patiënten, bijvoorbeeld een dag van tevoren, om no-shows te verminderen.

Als je een klein adviesbureau hebt en offertes maakt, kun je de schrijffunctie inzetten om een eerste concept te laten schrijven. Geef Gemini een korte omschrijving van de opdracht, de gewenste prijs en de leveringsvoorwaarden, en vraag om een formele offerte. Je kunt de tekst daarna nog aanpassen aan je eigen stijl. Dit bespaart tijd, vooral bij standaardprojecten.

Als je freelancer bent en je eigen administratie bijhoudt, kun je de planningfunctie gebruiken om herinneringen in te stellen voor belastingaangiftes, factuurdeadlines of netwerkborrels. Vraag Gemini: ‘Herinner me over twee weken aan de btw-aangifte.’ De functie werkt ook met terugkerende taken, zoals wekelijkse urenregistratie.

Bron: Bright