Het antwoord: Google’s AI-assistent Gemini kan nu zelfstandig bestanden genereren in formaten zoals PDF en DOCX, waarmee je direct een offerte, factuur of rapport kunt maken zonder tussenkomst van andere software. Dit bespaart tijd en maakt het eenvoudiger om AI-output om te zetten in bruikbare documenten voor klanten of collega’s.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, de AI-assistent die onderdeel is van het Google-ecosysteem. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren, kan het nu ook bestanden aanmaken in gangbare formaten zoals PDF, DOCX (Word) en mogelijk andere typen. Dit betekent dat je een prompt kunt geven als ‘maak een offerte voor een website van 1500 euro’ en Gemini levert direct een downloadbaar bestand op. De functie is beschikbaar voor gebruikers van Gemini Advanced, de betaalde versie die onderdeel is van Google One AI Premium. Volgens Bright is dit een stap vooruit in de praktische bruikbaarheid van AI voor dagelijkse kantoortaken.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat je minder handmatig werk hoeft te verzetten. Waar je eerder de AI-output kopieerde naar Word of een PDF-tool, kun je nu in één keer een kant-en-klaar bestand genereren. Dit is vooral relevant voor wie regelmatig gestandaardiseerde documenten maakt, zoals offertes, facturen, rapporten of notulen. Het verlaagt de drempel om AI in te zetten voor administratieve taken, omdat het resultaat direct bruikbaar is. Let wel: de functie is alleen beschikbaar in de betaalde versie, dus wie de gratis Gemini gebruikt, heeft er nog geen toegang tot. Ook is het belangrijk om te weten dat de gegenereerde bestanden mogelijk nog nabewerking nodig hebben, bijvoorbeeld voor opmaak of specifieke bedrijfsinformatie.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes stuurt naar zakelijke klanten. Je kunt Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een korte beschrijving van de producten en de prijs. Een mogelijke prompt is: ‘Maak een PDF-offerte voor een klant die 10 stuks van product X bestelt, inclusief 21% btw en een levertermijn van 5 werkdagen.’ Het bestand kun je direct downloaden en per e-mail versturen. Overweeg om een standaard sjabloon in je prompt te verwerken, zoals ‘gebruik een professionele lay-out met mijn bedrijfsnaam’, zodat het resultaat consistent is.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten moet maken. Vraag Gemini om een DOCX-bestand te genereren met een samenvatting van de voortgang, inclusief kopjes voor resultaten, knelpunten en actiepunten. Je kunt de prompt aanpassen door specifieke data of KPI’s te noemen. Het voordeel is dat je het document daarna nog kunt bewerken in Word, bijvoorbeeld om grafieken of tabellen toe te voegen die Gemini niet kan maken. Een optie is om een reeks prompts te testen om te zien welke opmaak het beste werkt voor jouw situatie.

Als je in de consultancy werkt en snel een adviesrapport moet opleveren. Gebruik Gemini om een eerste versie te genereren op basis van je aantekeningen of een korte samenvatting. Je zou kunnen vragen: ‘Maak een PDF-rapport van 3 pagina’s met een inleiding, analyse en aanbevelingen voor een klant in de retail.’ Het resultaat is een basisdocument dat je vervolgens kunt verfijnen met specifieke cases of data. Houd er rekening mee dat Gemini geen toegang heeft tot jouw bedrijfsinformatie, tenzij je die expliciet in de prompt vermeldt.

Als je een administratieve functie hebt en facturen moet maken. Hoewel Gemini geen factuursoftware vervangt, kun je het wel gebruiken om snel een proefversie te genereren. Prompt bijvoorbeeld: ‘Genereer een DOCX-factuur voor een bedrag van 500 euro, met omschrijving “consultancy diensten”, factuurnummer 2024-001.’ Dit kan handig zijn voor eenmalige facturen of voor situaties waarin je geen facturatiesysteem bij de hand hebt. Controleer altijd of het bestand voldoet aan de wettelijke eisen voor facturering, zoals btw-vermelding en jouw KVK-nummer.

Bron: Bright