Het antwoord is dat AI-implementaties in bedrijven vaak mislukken omdat de organisatiecultuur en werkprocessen niet worden aangepast. Zonder die veranderingen blijven investeringen in AI onbenut, ongeacht hoe geavanceerd de technologie is.

Wat er aan de hand is

Volgens een analyse van Fastcompany steken bedrijven miljarden in AI, maar zien ze de gewenste rendementen niet terug. De oorzaak is niet de technologie zelf, maar het gebrek aan aanpassingen in hoe werk wordt gedaan. Organisaties implementeren AI bovenop bestaande, vaak inefficiënte processen, in plaats van die processen te herzien. Dit sluit aan bij bredere trends: uit eerdere onderzoeken van onder meer McKinsey bleek al dat cultuurverandering een van de grootste obstakels is bij digitale transformaties. De boodschap van Fastcompany is helder: AI is geen wondermiddel dat automatisch waarde toevoegt. Het vereist een fundamentele herziening van taken, verantwoordelijkheden en samenwerking.

Wat dit betekent

Voor het MKB is dit nieuws extra relevant. Grote bedrijven hebben vaak aparte teams en budgetten voor verandermanagement. Kleine ondernemers moeten het doen met beperkte tijd en middelen. Het risico is dat je een AI-tool aanschaft, maar dat medewerkers deze niet gebruiken omdat hun dagelijkse routines niet veranderen. Of dat je processen automatiseert die eigenlijk helemaal niet efficiënt zijn. Concreet betekent dit dat je niet alleen moet kijken naar welke AI je inzet, maar ook naar wie wat doet, hoe beslissingen worden genomen en welke informatie wordt gedeeld. De impact is het grootst in sectoren waar veel handmatig werk zit, zoals administratie, logistiek, klantenservice en productie.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt en overweegt AI in te zetten voor administratieve taken, begin dan niet met het aanschaffen van een tool. Start met een gesprek over welke taken het meeste tijd kosten en waarom. Vraag je team wat ze als frustrerend ervaren. Een mogelijkheid is om samen een lijst te maken van terugkerende handelingen, zoals factuurverwerking of rapportages. Overweeg om één proces uit te kiezen dat je eerst met AI wilt ondersteunen, en pas daarna de tool te selecteren. Zo zorg je dat de technologie aansluit bij de echte behoefte, niet bij een aanname.

Als je een webshop runt en AI wilt gebruiken voor klantenservice, denk dan niet alleen aan een chatbot. Kijk eerst naar hoe klantvragen nu binnenkomen en worden afgehandeld. Je zou kunnen overwegen om de chatbot niet alle vragen te laten beantwoorden, maar alleen de standaardvragen. Voor complexere zaken blijft een medewerker beschikbaar. Een optie is om de chatbot te trainen op de meest gestelde vragen van de afgelopen maanden. Dit vraagt om een aanpassing in het takenpakket van je medewerkers: zij gaan minder tijd besteden aan herhalingsvragen en meer aan maatwerk.

Als je in de logistiek werkt en AI wilt gebruiken voor voorraadbeheer, begin dan met het in kaart brengen van je huidige voorraadprocessen. Hoe worden bestellingen nu geplaatst? Wie beslist over aanvullingen? Een mogelijkheid is om AI alleen te gebruiken voor de voorspelling van vraag, maar de uiteindelijke bestelling nog door een medewerker te laten goedkeuren. Zo combineer je de snelheid van AI met de ervaring van je team. Overweeg om wekelijks een kort overleg in te plannen waarin de AI-voorspellingen worden besproken, zodat medewerkers wennen aan de nieuwe informatiebron.

Als je een team aanstuurt dat weerstand voelt tegen nieuwe technologie, forceer dan geen verandering. Begin met een klein experiment. Kies een vrijwilliger die een AI-tool mag uitproberen voor een specifieke taak. Laat diegene na een week delen wat het opleverde en wat lastig was. Een optie is om dit te doen tijdens een bestaand teamoverleg, zodat het geen extra belasting vormt. De kans is groot dat collega’s nieuwsgierig worden als ze concrete resultaten zien. Dit werkt beter dan een verplichte training voor iedereen.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is hetzelfde: begin niet met de technologie, maar met de vraag hoe werk eruitziet en wie wat doet.

Bron: Fastcompany