Google brengt twee Gemini-functies uit in Nederland waarmee je e-mails kunt laten samenvatten en documenten kunt genereren. Deze tools waren eerder alleen buiten de Europese Unie beschikbaar en zijn nu ook voor Nederlandse gebruikers toegankelijk via Google Workspace.

Wat er aan de hand is

Google heeft twee functies van zijn AI-assistent Gemini uitgerold in Nederland. De eerste functie laat Gemini e-mails samenvatten in Gmail, zodat je in één oogopslag de kern van een lange conversatie ziet. De tweede functie genereert documenten in Google Docs op basis van een korte omschrijving, zoals een offerte of een notitie. Beide functies waren eerder al beschikbaar in landen buiten de EU, maar zijn nu ook binnen de Europese Unie, inclusief Nederland, actief. De uitrol is onderdeel van Googles bredere strategie om AI-tools toegankelijk te maken voor zakelijke gebruikers, waarbij privacy en datalokalisatie binnen de EU zijn gewaarborgd.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat je tijd kunt besparen op terugkerende administratieve taken. Het samenvatten van e-mails is vooral nuttig voor wie dagelijks veel berichten ontvangt, bijvoorbeeld van klanten of leveranciers. Het genereren van documenten kan helpen om snel offertes, notulen of voorstellen op te stellen zonder dat je zelf een sjabloon hoeft te maken. Omdat de functies in Google Workspace zijn geïntegreerd, heb je geen aparte software nodig. Dit verlaagt de drempel voor kleine bedrijven die geen groot IT-budget hebben.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails ontvangt van klanten of collega’s, kun je Gemini vragen om een lange e-mailthread samen te vatten. Stel dat je een offerte hebt gestuurd en er volgt een heen-en-weer over specificaties. In plaats van de hele conversatie te lezen, klik je op de samenvattingsknop in Gmail. Je ziet dan in een paar zinnen wat de belangrijkste punten zijn, zoals de gewenste leverdatum of de prijsaanpassing. Dit scheelt je per e-mail al snel een paar minuten.

Als je offertes of voorstellen moet maken, kun je Gemini in Google Docs gebruiken om een eerste versie te genereren. Typ bijvoorbeeld ‘offerte voor website-ontwerp voor bedrijf X, inclusief hosting en onderhoud’. Gemini maakt dan een document met een standaardstructuur, inclusief kopjes en placeholder-tekst. Je hoeft alleen nog de specifieke bedragen en details in te vullen. Dit werkt ook voor notulen van een vergadering of een korte projectupdate.

Als je een team aanstuurt en notulen moet delen, kun je Gemini vragen om een samenvatting van een lang document te maken. Stel dat je een brainstormsessie hebt gehad en de notities zijn rommelig. Plak de tekst in een nieuw Docs-document en vraag Gemini om de belangrijkste actiepunten eruit te halen. Je krijgt dan een gestructureerde lijst die je direct naar je team kunt sturen. Dit bespaart je het handmatig uitzoeken van wat er is besproken.

Als je in de dienstverlening werkt, zoals consultancy of marketing, kun je Gemini gebruiken om snelle offertes te genereren voor terugkerende diensten. Maak een korte omschrijving van het project, zoals ‘social media management voor kwartaal 2, inclusief 12 posts en 4 advertenties’. Gemini maakt een document met de scope, planning en een standaard prijsindicatie. Je kunt dit daarna aanpassen aan de specifieke klant. Dit versnelt het offertetraject aanzienlijk.

Als je administratieve processen wilt stroomlijnen, overweeg om Gemini te gebruiken voor het samenvatten van interne memo’s of notulen van vergaderingen. In plaats van dat iedereen het hele document moet lezen, kun je een korte samenvatting delen. Dit is vooral handig bij wekelijkse teamoverleggen of projectupdates. Het zorgt ervoor dat iedereen snel op de hoogte is zonder tijd te verliezen aan het doorspitten van lange teksten.

Bron: Bright