Gemini, de AI-assistent van Google, kan nu direct bestanden genereren zoals pdf, docx en andere gangbare formaten. Dit betekent dat je als ondernemer niet langer handmatig documenten hoeft op te maken nadat de AI tekst voor je heeft gemaakt.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functionaliteit toegevoegd aan Gemini, zijn AI-model. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook complete bestanden aanmaken in standaardformaten zoals pdf, docx en meer. Volgens Bright is deze update beschikbaar voor gebruikers van Gemini Advanced, de betaalde versie van de dienst. Het nieuws past in een bredere trend waarin AI-tools steeds meer taken overnemen die voorheen handmatig moesten, zoals het opmaken van documenten. Andere AI-modellen, zoals ChatGPT, bieden al langer vergelijkbare mogelijkheden, maar Google zet hiermee een stap om Gemini concurrerender te maken voor zakelijk gebruik.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het mkb betekent deze update een directe besparing op tijd en administratieve rompslomp. Als je een offerte, rapport of factuur moet maken, hoef je niet meer de gegenereerde tekst te kopiëren naar Word of Google Docs om het op te maken. Gemini levert het eindproduct in het juiste formaat. Dit is vooral relevant voor wie regelmatig gestandaardiseerde documenten maakt, zoals offertes, projectvoorstellen, notulen of interne rapporten. De impact is het grootst voor kleine bedrijven zonder aparte administratieve ondersteuning, waar elke minuut telt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je offertes maakt voor klanten. Je kunt Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een korte beschrijving van de werkzaamheden. Vraag bijvoorbeeld: ‘Maak een pdf-offerte voor een website van 5 pagina’s, inclusief hosting en onderhoud voor een jaar.’ Gemini levert direct een net opgemaakt bestand dat je alleen nog hoeft te controleren en te versturen. Overweeg om een standaardsjabloon in je prompt te verwerken, zodat het resultaat altijd dezelfde opmaak heeft.

Als je wekelijkse rapporten moet samenstellen. Stel dat je elke week een statusupdate moet sturen naar een opdrachtgever. Je zou Gemini kunnen vragen: ‘Genereer een docx-rapport met de volgende punten: aantal opgeleverde items, openstaande taken, planning komende week.’ Het bestand is direct klaar om te delen, zonder dat je handmatig een document hoeft op te maken. Een mogelijkheid is om een vaste prompt te maken die je elke week hergebruikt, met alleen de variabele gegevens.

Als je facturen genereert voor terugkerende klanten. Hoewel Gemini geen factuursoftware vervangt, kun je het wel gebruiken om snel een factuur in pdf te maken voor eenmalige klussen. Vraag bijvoorbeeld: ‘Maak een pdf-factuur voor 250 euro, btw 21%, factuurnummer 2024-001, aan Jan de Vries.’ Het bestand kun je direct mailen. Je zou kunnen overwegen om een checklist in je prompt te zetten, zodat geen gegevens ontbreken.

Als je notulen moet maken van een overleg. Na een gesprek of vergadering kun je Gemini de notulen laten uitwerken in een docx-bestand. Geef een korte samenvatting van de besproken punten en besluiten, en vraag om een gestructureerd document met kopjes. Het bespaart je het handmatig opmaken van de tekst. Een optie is om een vaste structuur te definiëren, zoals ‘actiepunten, besluiten, volgende stappen’.

Als je een projectvoorstel moet indienen. Voor een pitch of subsidieaanvraag kun je Gemini een compleet voorstel laten genereren in pdf. Beschrijf kort het project, de doelstellingen, het budget en de planning. Het resultaat is een professioneel ogend document dat je direct kunt indienen. Overweeg om de prompt aan te vullen met specifieke eisen van de opdrachtgever, zoals lettertype of marges, als dat mogelijk is.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je met een goede prompt tijd bespaart op het opmaken van documenten. Experimenteer met verschillende formaten en prompts om te ontdekken wat voor jouw werk het beste werkt.

Bron: Bright