Gemini, de AI-assistent van Google, kan nu direct bestanden genereren zoals pdf’s en Word-documenten (docx). Dit betekent dat je vanuit een simpele tekstvraag een compleet document krijgt, zonder dat je het zelf hoeft op te maken of te exporteren.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie uitgerold voor Gemini: de AI kan nu bestanden produceren in gangbare formaten, waaronder pdf en docx. Waar Gemini eerder alleen tekst op het scherm toonde, kun je nu een document laten maken dat je direct kunt delen, opslaan of bewerken. Volgens Google is dit een stap om AI praktischer te maken voor dagelijks werk. De functie is beschikbaar in de webversie en de app van Gemini. Het is nog niet duidelijk of alle gebruikers er toegang toe hebben of dat het beperkt blijft tot betalende abonnees.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals betekent dit een flinke tijdsbesparing bij terugkerende administratieve taken. Denk aan het opstellen van een offerte, het maken van een factuur of het genereren van een rapport. Waar je normaal een template opent, de inhoud invult en het bestand exporteert, kun je nu in één stap een kant-en-klaar document krijgen. Dit is vooral relevant voor kleine bedrijven zonder eigen administratieve ondersteuning. Vergeleken met concurrenten zoals ChatGPT, dat ook documenten kan genereren maar vaak minder gestructureerd, biedt Gemini het voordeel dat het direct in Google’s ecosysteem werkt. Het nadeel is dat je afhankelijk bent van Google’s servers en dat de nauwkeurigheid van de gegenereerde inhoud niet altijd gegarandeerd is.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes stuurt. Je kunt Gemini vragen om een offerte te maken voor een specifiek product, inclusief prijzen en leveringsvoorwaarden. Geef een korte beschrijving van de klantvraag, en Gemini genereert een pdf die je direct kunt mailen. Een mogelijkheid is om een standaardzin toe te voegen zoals ‘maak een offerte met 21% btw en levering binnen 5 werkdagen’. Je zou kunnen experimenteren met verschillende formaten om te zien welke het beste werkt voor jouw klanten.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten moet maken. Overweeg om Gemini te gebruiken om een docx-rapport te genereren op basis van een paar steekwoorden, zoals ‘omzet afgelopen week, aantal nieuwe klanten, problemen met leverancier’. Je kunt het document daarna nog aanpassen in Word. Dit bespaart tijd, maar controleer wel of de cijfers kloppen, want AI kan fouten maken. Een optie is om een sjabloon te maken dat je steeds opnieuw gebruikt.

Als je in de consultancy werkt en snel documenten moet leveren. Je zou Gemini kunnen vragen om een samenvatting van een gesprek of een analyse te maken en die direct als pdf te exporteren. Dit werkt goed voor interne notities of voor klanten die een beknopt verslag willen. Let op: de AI begrijpt context, maar niet altijd nuances. Het is verstandig om het document te controleren op feitelijke juistheid voordat je het deelt.

Als je facturen moet maken voor freelance werk. Een mogelijkheid is om Gemini te vragen een factuur te genereren met jouw bedrijfsgegevens, het factuurnummer, het bedrag en de betaaltermijn. Je kunt het bestand opslaan als docx en later aanpassen. Dit is vooral handig als je geen apart facturatieprogramma gebruikt. Overweeg om een standaard instructie te maken die je steeds opnieuw kunt gebruiken.

Bron: Bright