Google’s AI Gemini kan nu direct bestanden genereren zoals Word-documenten (docx) en PDF’s. Dat betekent dat je als ondernemer zonder tussenkomst van andere software een offerte, factuur of rapport kunt laten maken. Het werkt via een simpele tekstinstructie, en het resultaat is direct downloadbaar.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, zijn AI-assistent. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook complete bestanden aanmaken in gangbare formaten. Denk aan een PDF, een Word-document (docx) of een spreadsheet. De functie is beschikbaar via de webinterface van Gemini en werkt met een eenvoudige opdracht in natuurlijke taal. Het nieuws past in een bredere trend waarbij AI steeds meer productieve taken overneemt, zoals het opstellen van gestandaardiseerde documenten. Voorheen moest je de gegenereerde tekst handmatig kopiëren naar Word of een PDF-tool, nu gebeurt dat in één stap.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers en freelancers betekent dit een directe tijdsbesparing. Het genereren van een offerte of factuur kost normaal gesproken tien tot twintig minuten, inclusief opmaak en controle. Met Gemini kun je dat terugbrengen naar een paar minuten. Vooral voor bedrijven die veel standaarddocumenten versturen, zoals een administratiekantoor, een webshop of een consultancy, kan dit een groot verschil maken. De functie is laagdrempelig: je hebt geen technische kennis nodig, alleen een heldere instructie. Het is een voorbeeld van hoe AI niet alleen informatie geeft, maar ook direct bruikbare output levert.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een offerte moet maken voor een nieuwe klant. Je opent Gemini en typt: ‘Maak een Word-document met een offerte voor een website van 1500 euro, inclusief hosting voor een jaar en een onderhoudscontract van 300 euro per maand. Gebruik een professionele opmaak met mijn bedrijfsnaam erboven.’ Gemini genereert het document, dat je direct kunt downloaden als docx. Je controleert de bedragen en stuurt het naar de klant. Overweeg om een vaste sjabloon in je instructie te verwerken, zoals ‘gebruik altijd lettertype Calibri en een blauwe koptekst’.

Als je een factuur moet versturen na een betaalde opdracht. Je geeft Gemini de opdracht: ‘Genereer een PDF-factuur voor 2500 euro, factuurnummer 2024-015, aan de heer Jansen, met betalingstermijn van 14 dagen. Vermeld mijn btw-nummer en bankrekening.’ Het resultaat is een nette PDF die je direct kunt mailen. Een mogelijkheid is om een lijst met standaardfactuurteksten klaar te zetten, zodat je die in de instructie kunt hergebruiken.

Als je een rapport of notitie moet delen met je team. Je vraagt Gemini: ‘Maak een Word-document met een samenvatting van de kwartaalcijfers, met een tabel met omzet per maand en een conclusie. Gebruik een zakelijke stijl.’ Het document is direct klaar om te delen. Je zou kunnen experimenteren met het toevoegen van bullet points of grafieken in de instructie, al hangt de nauwkeurigheid daarvan af van de complexiteit van de data.

Als je een contract of overeenkomst snel wilt opstellen. Je typt: ‘Genereer een PDF met een eenvoudige opdrachtbevestiging voor een schilderklus van 2000 euro, met startdatum 1 november en opleverdatum 15 november. Vermeld de algemene voorwaarden op de tweede pagina.’ Het bestand is binnen een minuut klaar. Overweeg om altijd een disclaimer toe te voegen dat het document geen juridisch advies vervangt.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je met een heldere instructie in Gemini binnen vijf minuten een professioneel document hebt dat je anders handmatig had moeten opmaken.

Bron: Bright