Google Gemini kan nu direct bestanden genereren zoals PDF’s en DOCX-documenten. Dit betekent dat je als ondernemer offertes, facturen of rapporten kunt laten maken zonder dat je zelf een sjabloon hoeft te openen of handmatig gegevens hoeft in te vullen. De functie is onderdeel van de AI-assistent van Google en bespaart je minuten per document, wat bij dagelijks gebruik kan oplopen tot uren per week.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe mogelijkheid toegevoegd aan Gemini, de AI-assistent die in Google Workspace en via de webinterface beschikbaar is. Waar Gemini eerder vooral tekst genereerde of vragen beantwoordde, kan het nu ook bestanden produceren in formaten zoals PDF en DOCX. Volgens Bright is de functie ontworpen om gebruikers te helpen bij het maken van gestructureerde documenten, zoals rapporten, offertes of samenvattingen, zonder dat ze daarvoor een aparte tool hoeven te openen. De aankondiging past in een bredere trend waarin AI-tools steeds meer taken overnemen die voorheen handmatig werk vereisten, zoals het opmaken van documenten en het invullen van sjablonen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent deze update dat een deel van het administratieve werk sneller kan. Denk aan het maken van een offerte op basis van een gespreksnotitie of het genereren van een maandrapport uit een reeks cijfers. Waar je eerder een Word-document opende, een sjabloon laadde en handmatig gegevens invulde, kun je nu een prompt geven aan Gemini en het bestand direct downloaden. De tijdsbesparing is relatief: een eenvoudige offerte die normaal 5 tot 10 minuten kost, kan in minder dan een minuut worden gegenereerd. Voor bedrijven die dagelijks meerdere documenten maken, zoals consultants, freelancers of webshopeigenaren, kan dit een aanzienlijke efficiëntiewinst opleveren. De functie werkt het beste voor gestandaardiseerde documenten, maar minder voor creatieve of sterk visuele ontwerpen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes maakt voor zakelijke klanten. Je kunt Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een lijst met producten en prijzen. Geef een prompt zoals ‘Maak een PDF-offerte voor klant X met producten A, B en C, inclusief btw en verzendkosten’. Het bestand wordt direct gegenereerd en je kunt het downloaden of delen. Een mogelijkheid is om een standaardprompt te maken die je elke keer aanpast, zodat je niet steeds dezelfde instructies hoeft te typen.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse of maandelijkse rapporten moet maken. Je zou Gemini kunnen gebruiken om een DOCX-rapport te genereren op basis van een samenvatting van de prestaties. Bijvoorbeeld: ‘Genereer een rapport in DOCX met de omzetcijfers van deze maand, de belangrijkste klantvragen en een actielijst voor volgende week’. Overweeg om de output te controleren op consistentie, vooral als de cijfers uit meerdere bronnen komen, maar de basis is snel gelegd.

Als je in de consultancy werkt en snel een projectvoorstel of samenvatting moet maken. Een optie is om Gemini een PDF te laten genereren van een gespreksnotitie die je eerder hebt gemaakt. Prompt: ‘Maak een PDF-samenvatting van dit gesprek, met de belangrijkste afspraken en vervolgstappen’. Dit bespaart tijd bij het structureren van informatie, maar controleer wel of de AI de nuances correct heeft overgenomen, vooral bij juridische of gevoelige onderwerpen.

Als je facturen of eenvoudige financiële documenten maakt. Je zou Gemini kunnen vragen om een factuur te genereren in PDF-formaat op basis van een lijst met diensten en tarieven. Let op: de functie is nog niet geïntegreerd met boekhoudsoftware, dus je moet de gegevens handmatig overzetten of de prompt zorgvuldig formuleren. Overweeg om dit te gebruiken voor conceptfacturen die je later in je eigen systeem verwerkt.

Bron: Bright