Google Gemini kan nu zelfstandig bestanden maken zoals PDF’s, DOCX-documenten en meer. Dat betekent dat je als ondernemer direct vanuit een gesprek met de AI een offerte, factuur of rapport kunt laten genereren, zonder dat je daarvoor aparte software hoeft te openen.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, zijn AI-assistent. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren die je handmatig moest kopiëren naar een ander programma, kan het nu zelf bestanden aanmaken in gangbare formaten. Denk aan PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel) en TXT. De functie is beschikbaar voor gebruikers van Gemini Advanced, de betaalde versie van de AI. Volgens Google kun je de bestanden direct downloaden of delen via Google Drive. Dit is een verschuiving ten opzichte van concurrenten zoals ChatGPT, die vaak nog een aparte plugin of handmatige export vereisen om tot een bruikbaar bestand te komen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het mkb betekent dit een directe tijdwinst in administratieve processen. Waar je eerder een AI-antwoord moest kopiëren, plakken in Word of Excel, opmaken en exporteren naar PDF, gebeurt dat nu in één stap. Dit is vooral relevant voor wie regelmatig offertes, facturen, rapporten of notulen maakt. De functie maakt de drempel lager om AI in te zetten voor documentcreatie, omdat het eindproduct direct bruikbaar is. Voor freelancers en kleine bedrijven zonder eigen officepakket kan dit een alternatief bieden voor dure softwarelicenties. Grote bedrijven met eigen templates zullen mogelijk nog aanpassingen moeten doen, maar voor standaarddocumenten is het een efficiëntieslag.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes maakt. Je kunt Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een gesprek over de wensen van een klant. Beschrijf de producten, aantallen en prijzen, en vraag om een PDF. Je krijgt direct een downloadlink. Overweeg om een vaste structuur in je prompt te gebruiken, zoals ‘maak een offerte met datum, klantnaam, producten, totaalbedrag en betalingstermijn’. Dat bespaart je het handmatig opmaken in Word.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten moet maken. Vraag Gemini om een DOCX-bestand met een samenvatting van de week, inclusief cijfers en actiepunten. Je kunt de AI vragen om een tabel toe te voegen met bijvoorbeeld omzet of uren. Het voordeel is dat je het bestand direct kunt delen met je team zonder het eerst te hoeven opmaken. Een mogelijkheid is om een standaard prompt te maken die je elke week hergebruikt.

Als je in de consultancy werkt en notulen moet verwerken. Na een gesprek met een klant kun je Gemini de notulen laten uitwerken in een PDF. Geef de AI de ruwe aantekeningen of een samenvatting van het gesprek, en vraag om een gestructureerd document met kopjes. Je zou kunnen overwegen om ook een actielijst toe te voegen, zodat het document meteen bruikbaar is voor de volgende stap.

Als je facturen verstuurt en geen boekhoudpakket hebt. Vraag Gemini om een factuur in PDF-formaat te maken met jouw bedrijfsgegevens, klantgegevens, btw-nummer en een factuurnummer. Let op: de AI genereert het bestand, maar je moet zelf controleren of alle gegevens kloppen. Het is een snelle manier om een professionele factuur te maken zonder dat je daarvoor een apart programma hoeft te openen.

Als je sollicitatiegesprekken voert en beoordelingen wilt vastleggen. Laat Gemini een DOCX-document maken met een beoordelingsformulier op basis van de punten die je hebt besproken. Je kunt de AI vragen om een tabel met criteria en scores. Het bestand kun je direct opslaan in je personeelsdossier. Overweeg om een template te laten maken die je daarna steeds opnieuw gebruikt.

Bron: Bright