Gemini, de AI-assistent van Google, kan nu direct bestanden genereren zoals PDF’s en DOCX-documenten. Dit betekent dat je offertes, rapporten of facturen niet meer handmatig hoeft op te maken, maar ze door de AI kunt laten maken op basis van een simpele instructie.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, zijn AI-model. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook uitvoerbare bestanden aanmaken. Het gaat onder meer om PDF’s en DOCX-bestanden, de standaardformaten voor zakelijke documenten. Volgens Google kun je Gemini vragen om een compleet document te genereren, compleet met opmaak, tabellen en kopjes. De functie is onderdeel van een bredere update waarmee Gemini meer ‘actiegericht’ wordt, zoals het bedrijf het zelf noemt. Dit sluit aan bij een trend waarin AI niet alleen informatie geeft, maar ook direct bruikbare output levert.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een directe tijdsbesparing. Het handmatig opmaken van een offerte of rapport kost vaak minuten tot een halfuur, afhankelijk van de complexiteit. Met Gemini kun je dat terugbrengen naar een paar seconden. De impact is het grootst voor wie regelmatig gestandaardiseerde documenten maakt, zoals facturen, projectvoorstellen of notulen. Ook voor wie niet thuis is in Word of PDF-editors biedt dit een laagdrempelige oplossing. De functie werkt via de webinterface van Gemini en is beschikbaar voor gebruikers met een Google-account.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je regelmatig offertes maakt voor klanten, kun je Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een paar steekwoorden. Geef bijvoorbeeld de opdracht: ‘Maak een PDF-offerte voor een websiteontwerp van 2500 euro, inclusief hosting en onderhoud.’ Gemini zet dit om in een net opgemaakt document dat je direct kunt versturen. Je bespaart hiermee de tijd die je normaal kwijt bent aan het openen van een template en het invullen van de velden.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapportages moet opleveren, overweeg om Gemini de basisstructuur te laten maken. Vraag om een DOCX-bestand met een vaste opmaak: een titelpagina, een samenvatting, een tabel met KPI’s en een conclusie. Je vult daarna alleen de actuele cijfers in. Dit werkt ook voor notulen van vergaderingen: laat Gemini een leeg sjabloon genereren dat je tijdens de meeting invult.

Als je facturen stuurt en geen apart facturatiesysteem hebt, kun je Gemini een factuur laten maken in PDF-formaat. Geef de opdracht met de benodigde gegevens: jouw bedrijfsnaam, het factuurbedrag, de btw en de betalingstermijn. Het resultaat is een professioneel ogende factuur die je direct kunt mailen. Let wel: controleer altijd of alle verplichte gegevens erop staan, zoals je KVK-nummer en btw-id.

Als je in de consultancy of adviessector werkt, kun je Gemini inzetten voor het genereren van projectvoorstellen. Vraag om een DOCX-bestand met een vaste indeling: achtergrond, doelstelling, aanpak, planning en begroting. Je past daarna de specifieke details aan per klant. Dit scheelt telkens het opnieuw opbouwen van de structuur.

Als je documenten in meerdere talen moet aanleveren, kun je Gemini vragen om een PDF te genereren in een andere taal, bijvoorbeeld Engels of Duits. Geef de instructie in het Nederlands en voeg toe dat de uitvoer in de gewenste taal moet zijn. Dit is handig voor internationale offertes of Engelstalige rapporten.

Bron: Bright