Gemini, de AI-assistent van Google, kan nu direct bestanden genereren zoals pdf’s, Word-documenten en andere formaten. Dit betekent dat je als ondernemer offertes, facturen of rapporten kunt laten maken zonder dat je ze handmatig hoeft op te maken.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functionaliteit toegevoegd aan Gemini, zijn AI-model. Waar Gemini eerder vooral tekst genereerde op het scherm, kan het nu ook uitvoer produceren in de vorm van downloadbare bestanden. Denk aan pdf, docx en andere veelgebruikte formaten. Dit is een directe uitbreiding van de mogelijkheden van de AI, die voorheen alleen antwoorden gaf in chatvorm. De aankondiging past in een bredere trend waarbij AI-tools steeds meer productiviteitsfuncties krijgen, zoals het genereren van complete documenten in plaats van alleen tekstblokken. Volgens Google is de functie nu beschikbaar voor gebruikers van Gemini.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een aanzienlijke tijdsbesparing. Waar je normaal gesproken een offerte of rapport eerst in een tekstverwerker zou typen en daarna handmatig zou opmaken, kun je nu in één stap een kant-en-klaar bestand laten genereren. Dit is vooral relevant voor wie regelmatig standaarddocumenten maakt, zoals offertes, facturen, notulen of korte rapporten. De impact is het grootst voor kleine bedrijven zonder eigen administratieve ondersteuning: een taak die eerder tien minuten kostte, kan nu in enkele seconden worden uitgevoerd. Ook voor teams die snel documenten moeten delen, zoals in de consultancy of freelancers, biedt dit een directe efficiëntiewinst.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes maakt voor zakelijke klanten. Je kunt Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een lijst met producten, aantallen en prijzen. Geef de AI de opdracht om een pdf te maken met jouw bedrijfsgegevens en een duidelijke prijsopgave. Een mogelijkheid is om een template te gebruiken waarin je de vaste tekst, zoals algemene voorwaarden, al hebt opgenomen. Overweeg om Gemini te vragen het document te voorzien van een factuurnummer en een vervaldatum, zodat het direct verzendklaar is.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten moet delen. In plaats van handmatig cijfers in een Word-document te zetten, kun je Gemini de data geven en vragen om een rapport in docx-formaat. Je zou kunnen specificeren dat het document een samenvatting, een tabel met prestaties en een actielijst moet bevatten. Een optie is om de AI te vragen het rapport op te maken met jouw huisstijlkleuren en logo, als je die in de instructie meestuurt. Dit bespaart je elke week een half uur opmaakwerk.

Als je in de zorg of het onderwijs werkt en standaardbrieven moet sturen. Denk aan bevestigingsbrieven, informatiepakketten of notulen. Je kunt Gemini een korte beschrijving geven van de situatie en vragen om een formele brief in pdf. Overweeg om de AI te instrueren om plaatshouders in te voegen voor namen en data, zodat je het document later nog kunt personaliseren. Een mogelijkheid is om meerdere varianten tegelijk te laten genereren voor verschillende ontvangers.

Als je een eenmanszaak hebt en facturen wilt sturen. Geef Gemini de gegevens van de klant, het bedrag en de omschrijving van de dienst, en vraag om een factuur in pdf. Je zou kunnen specificeren dat het document een btw-specificatie en een betalingstermijn moet bevatten. Een optie is om de AI te vragen het bestand te voorzien van een uniek factuurnummer, zodat je het direct kunt archiveren. Dit vervangt het handmatig invullen van een factuursjabloon.

Bron: Bright