Het antwoord is dat Google’s AI-assistent Gemini nu zelfstandig bestanden kan genereren, zoals pdf’s, Word-documenten en spreadsheets. Dit betekent dat je met een simpele tekstinstructie een professionele offerte of factuur kunt maken, zonder dat je daarvoor een apart programma hoeft te openen.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie aan Gemini toegevoegd: de AI kan nu bestanden genereren in verschillende formaten, waaronder pdf, docx en xlsx. Waar Gemini eerder alleen tekstuele antwoorden gaf, kun je nu direct een kant-en-klaar document krijgen. De functionaliteit is beschikbaar voor gebruikers van Gemini Advanced, de betaalde versie van de AI-assistent. Volgens Google werkt het via een simpele prompt waarin je aangeeft wat voor bestand je nodig hebt en welke inhoud erin moet komen. Dit sluit aan bij een bredere trend waarin AI-tools steeds meer productiviteitstaken overnemen, van het schrijven van e-mails tot het opstellen van complete rapporten.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een directe tijdsbesparing. Waar je normaal gesproken een tekstverwerker of spreadsheetprogramma opent, een sjabloon kiest en handmatig gegevens invult, kun je nu met één prompt een compleet document laten genereren. Dit is vooral relevant voor terugkerende taken zoals offertes, facturen, notulen of eenvoudige rapportages. De impact is het grootst voor zzp’ers en kleine teams die geen aparte administratieve ondersteuning hebben. De drempel om professioneel ogende documenten te maken wordt lager, omdat je geen kennis van opmaak of sjablonen nodig hebt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes maakt voor zakelijke klanten, kun je Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een lijst producten. Een mogelijke prompt is: ‘Maak een pdf-offerte voor klant X met de volgende producten: product A voor 50 euro, product B voor 75 euro. Gebruik een professionele opmaak met mijn bedrijfsnaam en datum.’ Je zou kunnen experimenteren met het toevoegen van kortingen of betalingsvoorwaarden in de prompt, zodat het document direct compleet is.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse notulen moet delen, overweeg om Gemini een samenvatting van een vergadering te laten omzetten in een docx-bestand. Een optie is om eerst de notities in tekstvorm aan Gemini te geven met de instructie: ‘Zet deze punten om in een gestructureerd Word-document met kopjes voor actiepunten, besluiten en vervolgafspraken.’ Dit bespaart tijd en zorgt voor een consistente opmaak.

Als je in de zorg werkt en patiëntinformatie moet verstrekken, kun je Gemini vragen om een informatieve pdf te maken voor nieuwe cliënten. Een mogelijkheid is: ‘Genereer een pdf met uitleg over ons intakeproces, openingstijden en contactgegevens. Gebruik een duidelijke lay-out met een kop voor elke sectie.’ Je zou de prompt kunnen verfijnen door specifieke medische termen te vermijden, zodat de tekst begrijpelijk blijft voor een breed publiek.

Als je een freelancer bent en maandelijks facturen stuurt, probeer dan een prompt als: ‘Maak een factuur in pdf-formaat voor klant Y, bedrag 500 euro, factuurdatum vandaag, betalingstermijn 14 dagen. Voeg mijn btw-nummer en bankgegevens toe.’ Dit kan een terugkerende handeling automatiseren, mits je de variabelen elke maand aanpast.

Als je een consultant bent en rapportages levert, overweeg om Gemini een analyse van data te laten omzetten in een xlsx-bestand. Een prompt zou kunnen zijn: ‘Zet deze verkoopcijfers om in een spreadsheet met kolommen voor maand, omzet en kosten. Voeg een totaalregel toe.’ Je zou kunnen testen of Gemini ook formules of grafieken kan toevoegen, afhankelijk van de complexiteit van je vraag.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je met een heldere prompt een document krijgt dat je direct kunt gebruiken of delen.

Bron: Bright