Het antwoord: Google’s AI-assistent Gemini kan nu direct bestanden genereren zoals PDF’s en Word-documenten, zonder dat je extra software nodig hebt. Dit betekent dat je vanuit een gesprek met Gemini een offerte, factuur of rapport kunt maken en direct kunt downloaden.

Wat er aan de hand is Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, de AI-assistent die in de browser en via een app werkt. Waar Gemini voorheen alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook bestanden aanmaken in gangbare formaten zoals PDF, DOCX (Word) en mogelijk andere typen. Dit is een directe uitbreiding van de mogelijkheden: je vraagt Gemini om een document, het genereert de inhoud en biedt het aan als downloadbaar bestand. De functie is onderdeel van de bredere integratie van AI in Google’s producten, zoals Workspace, maar werkt nu ook zelfstandig in Gemini.

Wat dit betekent Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een flinke tijdsbesparing. Waar je eerder een tekst uit Gemini moest kopiëren en plakken in Word of Google Docs, kun je nu in één stap een kant-en-klaar document krijgen. Dit is vooral relevant voor wie regelmatig gestandaardiseerde documenten maakt, zoals offertes, facturen, rapporten of brieven. Het haalt een handmatige stap weg en vermindert de kans op fouten bij het overzetten van tekst. Voor kleine bedrijven zonder eigen sjablonen of dure software is dit een laagdrempelige manier om professioneel ogende documenten te maken.

Hoe je dit kunt toepassen Als je een webshop runt en regelmatig offertes stuurt. Je kunt Gemini vragen om een offerte te maken voor een klant. Beschrijf wat de klant wil, noem de producten en prijzen, en vraag om een PDF. Gemini genereert een net document dat je direct kunt downloaden en mailen. Een optie is om een standaardzin in je prompt op te nemen, zoals ‘gebruik een professionele layout met een tabel voor de prijzen’, om het resultaat te verbeteren.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten moet maken. Vraag Gemini om een DOCX-bestand met een samenvatting van de voortgang, inclusief kopjes zoals ‘Resultaten’, ‘Uitdagingen’ en ‘Volgende stappen’. Je kunt de data uit je eigen notities of eerdere gesprekken toevoegen. Het voordeel is dat je het bestand direct in Word kunt openen en verder bewerken, zonder opmaakverlies.

Als je in de zorg of advies werkt en gestandaardiseerde brieven moet schrijven. Denk aan een verwijsbrief, een behandelplan of een adviesrapport. Je zou Gemini kunnen vragen om een concept in PDF-formaat te genereren op basis van een paar steekwoorden. Overweeg om in je prompt specifieke vereisten te noemen, zoals ‘formele taal’ of ‘met een aanhef en afsluiting’, zodat het document direct bruikbaar is.

Als je facturen maakt voor freelance-opdrachten. Vraag Gemini om een factuur in PDF te maken met jouw bedrijfsgegevens, het factuurnummer, de datum en het te betalen bedrag. Een mogelijkheid is om een template in je prompt te verwerken, zoals ‘maak een factuur met de volgende onderdelen: factuurnummer 001, datum vandaag, omschrijving: advieswerk, bedrag: 500 euro’. Het resultaat is direct downloadbaar en klaar om te versturen.

Bron: Bright