Google heeft twee Gemini-functies uitgerold in Nederland waarmee je direct aan de slag kunt: het samenvatten van documenten in de bestandsapp en het plannen van afspraken via de agenda. Deze functies waren eerder al beschikbaar buiten de Europese Unie en zijn nu ook voor Nederlandse gebruikers toegankelijk.

Wat er aan de hand is

Google breidt de functionaliteit van Gemini, zijn AI-assistent, uit met twee praktische opties die specifiek gericht zijn op productiviteit. De eerste functie is het samenvatten van documenten, zoals offertes, contracten of rapporten, direct in de Google Bestanden-app. De tweede functie is het plannen van afspraken via de Google Agenda, waarbij Gemini op basis van een gesproken of getypte opdracht een afspraak inplant. Beide functies waren eerder alleen beschikbaar in landen buiten de EU, maar zijn nu ook in Nederland actief, meldt Bright. Dit past in een bredere trend waarbij AI-tools steeds meer worden geïntegreerd in bestaande productiviteitsapps, zodat je niet aparte software hoeft te installeren.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het mkb betekent dit dat je tijd bespaart op twee veelvoorkomende, maar tijdrovende taken: het doornemen van documenten en het plannen van afspraken. Waar je eerder handmatig een offerte van tien pagina’s moest lezen of heen en weer moest mailen voor een afspraak, kun je nu een prompt geven aan Gemini. Dit is vooral relevant voor kleine bedrijven zonder administratieve ondersteuning, waar elke minuut telt. De functies werken in het Nederlands en zijn gekoppeld aan je Google-account, waardoor ze direct inzetbaar zijn zonder extra configuratie.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes ontvangt van leveranciers, kun je Gemini vragen om een samenvatting te maken van een PDF-offerte. Je zegt of typt bijvoorbeeld: ‘Vat deze offerte samen in drie punten.’ De AI leest het document in de Bestanden-app en geeft een beknopte weergave van de belangrijkste voorwaarden, prijzen en leverdata. Een mogelijkheid is om dit te gebruiken bij het vergelijken van meerdere offertes: je laat elke offerte samenvatten en zet de samenvattingen naast elkaar, zonder dat je elk document volledig hoeft te lezen.

Als je een team aanstuurt en wekelijks overleggen moet plannen, kun je Gemini gebruiken om direct een afspraak in je agenda te zetten. Je opent de Agenda-app en zegt: ‘Plan een overleg van een uur met het team voor volgende week dinsdag om 10:00 uur.’ Gemini zoekt de beschikbare tijd, maakt de afspraak aan en voegt eventueel een locatie of videolink toe. Overweeg om dit te combineren met een standaard uitnodigingstekst, zodat je niet elke keer dezelfde informatie hoeft in te typen.

Als je in de consultancy werkt en dagelijks gespreksverslagen of rapporten ontvangt, kun je Gemini vragen om een samenvatting te maken van een lang document, zoals een onderzoeksrapport of een juridische tekst. Je uploadt het bestand naar de Bestanden-app en geeft de opdracht: ‘Geef me een samenvatting van de belangrijkste conclusies.’ Dit werkt ook voor meerdere documenten tegelijk, bijvoorbeeld als je een reeks offertes of contracten wilt vergelijken. Een optie is om de samenvatting te gebruiken als basis voor een e-mail naar een klant, zonder dat je het hele document opnieuw hoeft te lezen.

Als je een zzp’er bent en je eigen administratie doet, kun je Gemini gebruiken om snel een afspraak te plannen met een opdrachtgever. Je zegt: ‘Plan een kennismakingsgesprek van 30 minuten voor volgende week donderdag om 14:00 uur.’ Gemini controleert of je agenda vrij is en voegt de afspraak toe. Overweeg om dit te gebruiken voor terugkerende afspraken, zoals wekelijkse voortgangsgesprekken, door een vaste prompt te maken die je elke week herhaalt.

Bron: Bright