Google’s AI Gemini kan nu direct bestanden genereren zoals PDF’s en Word-documenten. Dit betekent dat je als ondernemer zonder extra software facturen, offertes of rapporten kunt maken, klaar om te versturen of te printen.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie aan Gemini toegevoegd: de AI kan nu bestanden genereren in formaten zoals PDF, DOCX (Word) en mogelijk andere typen. Waar Gemini eerder alleen tekst produceerde in een chatvenster, kun je nu direct een document krijgen dat je kunt downloaden en delen. Het nieuws komt van Bright, dat meldt dat deze mogelijkheid beschikbaar is voor gebruikers. Het is een stap verder in het praktisch inzetbaar maken van AI voor dagelijkse taken, zonder dat je aparte software hoeft te openen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat je administratieve taken sneller kunt afhandelen. Denk aan het genereren van een offerte op basis van een paar zinnen input, of het maken van een rapport dat er professioneel uitziet. Je hoeft geen Word of PDF-editor te openen; Gemini levert het bestand direct. Dit bespaart tijd, vooral bij terugkerende documenten zoals facturen of standaardbrieven. Het is een concrete toepassing van AI die direct voelbaar is in de dagelijkse werkstroom.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig facturen stuurt. Je kunt Gemini vragen om een factuur te genereren op basis van een klantnaam, bedrag en datum. Geef bijvoorbeeld de opdracht: ‘Maak een PDF-factuur voor Klant X, bedrag 250 euro, factuurnummer 2024-001.’ Het bestand is direct klaar om te downloaden en te mailen. Een optie is om een standaardsjabloon te laten maken dat je elke keer kunt aanpassen.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten moet maken. Vraag Gemini om een DOCX-rapport te genereren met de belangrijkste cijfers en conclusies. Je zou kunnen zeggen: ‘Genereer een Word-document met een samenvatting van de verkoopcijfers van deze week, inclusief een tabel met de top 3 producten.’ Het document is direct bewerkbaar in Word voor verdere aanpassingen.

Als je in de consultancy werkt en offertes moet opstellen. Overweeg om Gemini een offerte te laten maken op basis van een korte beschrijving van het project. Bijvoorbeeld: ‘Maak een PDF-offerte voor project Y, met een uurtarief van 150 euro en een geschatte duur van 20 uur.’ Je kunt de AI vragen om een professionele opmaak toe te voegen, zoals een bedrijfslogo of een standaardtekst over algemene voorwaarden.

Als je freelancer bent en snel een contract of overeenkomst nodig hebt. Je zou Gemini kunnen vragen om een eenvoudige overeenkomst te genereren in DOCX-formaat, gebaseerd op een paar afspraken die je met een opdrachtgever hebt gemaakt. Het bestand kun je daarna in Word verfijnen en ondertekenen. Een mogelijkheid is om een sjabloon te laten maken dat je steeds opnieuw gebruikt.

Als je administratieve medewerker bent en veel standaardbrieven verstuurt. Laat Gemini een DOCX-brief genereren met een vaste aanhef en een variabele tekst, zoals een herinnering voor een openstaande betaling. Je kunt de AI vragen om de brief te personaliseren met naam en adres van de klant. Het document is dan klaar om te printen of te mailen.

Bron: Bright