Google’s AI-assistent Gemini kan nu direct bestanden genereren zoals pdf’s, docx-documenten en meer. Voor ondernemers betekent dit dat je in één gesprek met de AI een factuur, offerte of rapport kunt laten maken, zonder dat je handmatig een document hoeft op te zetten.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functionaliteit toegevoegd aan Gemini, zijn AI-assistent. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook daadwerkelijk bestanden aanmaken in gangbare formaten zoals pdf en docx. Dit betekent dat je een opdracht kunt geven als ‘maak een offerte voor een webshop met een startpakket van 500 euro’ en Gemini levert een kant-en-klaar document af. De functie is onderdeel van de bredere uitrol van generatieve AI-tools binnen Google Workspace, maar is ook beschikbaar voor gebruikers van de losse Gemini-app. Het nieuws past in een trend waarin AI steeds meer taken overneemt die voorheen handmatig of met aparte software moesten worden gedaan.

Wat dit betekent

Voor het MKB is deze ontwikkeling direct relevant. Veel ondernemers besteden dagelijks tijd aan het opstellen van standaarddocumenten: offertes, facturen, notulen, rapporten of contracten. Waar je eerder een sjabloon moest openen in Word of Google Docs en handmatig gegevens moest invullen, kun je nu in een paar zinnen tegen Gemini zeggen wat je nodig hebt. De AI genereert het bestand in het juiste formaat, klaar om te verzenden of verder te bewerken. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op typefouten, omdat de AI de informatie direct uit je instructies haalt. Vooral voor eenpitters en kleine teams zonder administratieve ondersteuning kan dit een merkbaar verschil maken in de dagelijkse werkdruk.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes maakt voor zakelijke klanten. Je zou Gemini kunnen vragen: ‘Genereer een pdf-offerte voor een klant die drie producten bestelt met totaalbedrag 850 euro, inclusief 21% btw en verzendkosten van 10 euro.’ Gemini maakt het document aan, dat je alleen nog hoeft te controleren en te versturen. Overweeg om een standaardzin in je prompt op te nemen, zoals ‘gebruik mijn bedrijfslogo bovenaan’, als je dat al in een eerder document hebt geüpload.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten moet delen. Een mogelijkheid is om Gemini te vragen: ‘Maak een docx-rapport met de voortgang van deze week, met kopjes voor omzet, nieuwe klanten en openstaande taken.’ Je vult de cijfers aan in de prompt, en Gemini levert een gestructureerd document dat je direct kunt delen met je team of investeerders. Dit werkt ook voor notulen van vergaderingen: spreek de hoofdpunten in en laat Gemini er een nette samenvatting van maken.

Als je in de dienstverlening werkt, bijvoorbeeld als consultant of coach. Je zou Gemini kunnen gebruiken om intakeformulieren of samenvattingen van gesprekken te genereren. Vraag: ‘Maak een pdf met een samenvatting van het intakegesprek, inclusief doelen en actiepunten.’ Het document is dan meteen professioneel opgemaakt en klaar om te delen met de klant. Dit scheelt je de tijd van het handmatig opmaken in een tekstverwerker.

Als je facturen stuurt en geen apart facturatiepakket hebt. Een optie is om Gemini te vragen: ‘Genereer een factuur in docx voor 350 euro aan advieswerk, met factuurnummer 2024-015, betalingstermijn 14 dagen.’ Je kunt de factuur daarna openen in Word of Google Docs om eventueel nog je eigen layout toe te voegen. Let wel: controleer altijd of btw-bedragen en totalen kloppen, want AI kan rekenfouten maken.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je met een duidelijke prompt een heel document in één keer kunt laten maken. Probeer het uit met een eenvoudig document, zoals een notitie of een korte offerte, om te ervaren hoe het werkt.

Bron: Bright