Gemini, de AI-assistent van Google, kan nu direct bestanden genereren zoals PDF’s en Word-documenten. Dit betekent dat je zonder extra software of dure abonnementen offertes, rapporten of facturen kunt laten maken.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie uitgerold voor Gemini, zijn AI-model. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook complete bestanden aanmaken in gangbare formaten. Denk aan PDF, DOCX (Word) en mogelijk andere typen. Volgens Bright is de functionaliteit sinds kort beschikbaar en bedoeld om de AI praktischer te maken voor dagelijks gebruik. Het nieuws past in een bredere trend waarbij AI-tools steeds meer productiviteitsfuncties krijgen, zoals het direct genereren van werkbare documenten in plaats van alleen platte tekst.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een directe besparing op tijd en kosten. Waar je eerder een tekst uit Gemini kopieerde en in Word plakte om opmaak aan te passen, kun je nu in één stap een professioneel ogend document krijgen. Dit is vooral relevant voor kleine bedrijven die geen budget hebben voor dure softwarepakketten of gespecialiseerde medewerkers voor documentopmaak. De functie maakt het eenvoudiger om snel offertes, notulen, rapporten of facturen te maken zonder dat je zelf met templates of opmaak aan de slag hoeft. Het verlaagt de drempel voor administratieve taken die vaak tijdrovend zijn.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je regelmatig offertes maakt voor klanten. Je kunt Gemini vragen om een offerte te genereren in Word-formaat. Geef de AI een korte beschrijving van de dienst of het product, de prijs en de leveringsvoorwaarden. Gemini produceert een DOCX-bestand dat je direct kunt openen, controleren en versturen. Een mogelijkheid is om een standaardsjabloon te laten maken dat je steeds aanpast, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft te beginnen.

Als je rapporten of notulen moet delen met je team. Stel dat je een vergadering hebt gehad en snel de actiepunten wilt vastleggen. Vraag Gemini om een notulen-document in PDF te genereren. Je kunt de AI de belangrijkste punten geven, en het maakt een overzichtelijk bestand dat je direct kunt mailen of in je gedeelde map kunt zetten. Overweeg om dit te combineren met een korte spraaknotitie die je later laat uitwerken.

Als je facturen wilt maken zonder boekhoudsoftware. Voor kleine ondernemers die nog geen geautomatiseerd facturatiesysteem hebben, kan Gemini een uitkomst zijn. Vraag de AI om een factuur in PDF te genereren met jouw bedrijfsgegevens, klantgegevens, bedrag en btw. Het resultaat is een net document dat je kunt printen of digitaal versturen. Houd er rekening mee dat je de gegevens nog wel moet controleren op juistheid, maar de basis is in één stap geregeld.

Als je eenvoudige contracten of overeenkomsten wilt opstellen. Je zou Gemini kunnen vragen om een conceptovereenkomst in Word te maken op basis van een paar kernafspraken. Dit is geen vervanging van juridisch advies, maar het geeft je een startpunt dat je later door een jurist kunt laten controleren. Een optie is om een standaard geheimhoudingsverklaring (NDA) te laten genereren die je direct kunt gebruiken in onderhandelingen.

Als je presentaties of voorstellen wilt voorbereiden. Hoewel Gemini nu nog geen PowerPoint-bestanden lijkt te maken, kun je wel een Word-document met een duidelijke structuur genereren dat je later eenvoudig in een presentatie kunt omzetten. Vraag de AI om een voorstel met kopjes, bullet points en een samenvatting. Dit bespaart tijd bij het ordenen van je gedachten en het creëren van een professionele uitstraling.

Bron: Bright