Gemini, de AI-assistent van Google, kan nu direct bestanden genereren zoals PDF’s en Word-documenten. Voor ondernemers betekent dit dat je zonder aparte software facturen, offertes of rapporten kunt maken, rechtstreeks vanuit een gesprek met de AI.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini: de AI kan nu bestanden produceren in formaten zoals PDF en DOCX. Dit is een uitbreiding van de bestaande mogelijkheden, waarbij Gemini eerder vooral tekst of afbeeldingen genereerde. Volgens Bright is de functie nu beschikbaar en kun je Gemini bijvoorbeeld vragen om een factuur of een rapport te maken, waarna het bestand direct wordt aangemaakt. Het nieuws past in een bredere trend waarbij AI-tools steeds meer productiviteitsfuncties integreren, zoals het genereren van complete documenten in plaats van alleen tekstadvies.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het MKB is dit een directe tijdsbesparing. Waar je normaal gesproken een aparte tekstverwerker of facturatiesoftware opent om een document te maken, kun je nu via Gemini een bestand laten genereren op basis van een paar zinnen instructie. Dit is vooral relevant voor administratieve taken zoals het opstellen van offertes, facturen, notulen of rapporten. Het vermindert de drempel om documenten te maken, omdat je geen specifieke softwarekennis nodig hebt. Voor bedrijven die veel standaarddocumenten produceren, kan dit een aanzienlijke efficiëntiewinst opleveren.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig facturen stuurt. Je kunt Gemini vragen om een factuur in PDF-formaat te maken met de gegevens van een klant, de producten en het totaalbedrag. Een mogelijkheid is om een sjabloon te beschrijven, zoals ‘maak een factuur voor klant X, met product Y voor 50 euro, inclusief btw, en sla op als PDF’. Dit bespaart je het handmatig invullen van facturen in een apart programma.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten moet delen. Overweeg om Gemini te vragen een DOCX-bestand te genereren met de belangrijkste cijfers en conclusies van de afgelopen week. Je zou kunnen zeggen: ‘genereer een rapport in Word met de omzetcijfers van maandag tot vrijdag, inclusief een korte samenvatting’. Het bestand kun je vervolgens direct delen met je team zonder dat je het zelf hoeft op te maken.

Als je offertes maakt voor projecten. Een optie is om Gemini te vragen een offerte in PDF te maken met een beschrijving van de diensten, de prijzen en de voorwaarden. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘maak een offerte voor klant Y, voor het ontwikkelen van een website, met een totaalbedrag van 2500 euro, en voeg een betalingstermijn van 30 dagen toe’. Dit versnelt het offerteproces aanzienlijk.

Als je notulen moet maken van een vergadering. Nadat je de belangrijkste punten aan Gemini hebt gegeven, kun je vragen om een DOCX-bestand met de notulen. Een suggestie is: ‘genereer een notulendocument met de volgende punten: besluit over budget, actiepunten voor teamleden, en de volgende vergaderdatum’. Het bestand is dan klaar om te archiveren of te delen.

Als je een handleiding of instructie moet schrijven. Je kunt Gemini vragen om een PDF te maken met stapsgewijze instructies voor een proces binnen je bedrijf. Bijvoorbeeld: ‘maak een handleiding in PDF over hoe je een bestelling plaatst in ons systeem, met duidelijke stappen’. Dit document kun je direct gebruiken voor nieuwe medewerkers.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je met een paar zinnen een professioneel document kunt laten maken zonder extra software.

Bron: Bright