Google Gemini, de AI-assistent van Google, kan nu zelfstandig bestanden genereren zoals pdf’s, Word-documenten (docx) en meer. Dit betekent dat je als ondernemer niet langer handmatig offertes, rapporten of facturen hoeft op te maken. Je geeft een opdracht in natuurlijke taal, en Gemini levert het complete bestand.

Wat er aan de hand is

Volgens Bright heeft Google een nieuwe functie uitgerold voor Gemini waarmee de AI bestanden kan creëren in verschillende formaten, waaronder pdf en docx. Waar Gemini eerder alleen tekst of antwoorden gaf, kan het nu direct een downloadbaar document produceren. Dit is een stap verder dan alleen tekst genereren: het bestand is direct bruikbaar voor verzending of archivering. De functie is beschikbaar voor gebruikers van Gemini Advanced, onderdeel van Google One AI Premium. Het nieuws past in een bredere trend waarin AI-tools zich ontwikkelen van gesprekspartners naar productiviteitshulpmiddelen die concrete output leveren.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers betekent deze functie een directe tijdsbesparing bij administratieve taken. Denk aan het opstellen van een offerte, een projectrapport, een notitie of een eenvoudige factuur. Waar je normaal een template opent, gegevens invult en handmatig opmaakt, kun je nu een prompt geven aan Gemini: ‘Maak een offerte voor een webdesignproject van 2.500 euro, inclusief specificaties en betalingsvoorwaarden.’ Gemini genereert dan een pdf die je direct kunt controleren en versturen. Dit is vooral relevant voor kleine bedrijven zonder eigen administratieve ondersteuning. De functie werkt ook voor documenten die je deelt met teamleden of klanten, zoals een projectplan in docx dat zij verder kunnen bewerken.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes maakt voor maatwerkbestellingen, kun je Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een korte beschrijving. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: ‘Genereer een pdf-offerte voor 50 gepersonaliseerde mokken, inclusief ontwerpkosten en verzendkosten.’ Gemini levert een net document dat je direct kunt mailen. Een mogelijkheid is om een standaard prompt te maken die je elke keer aanpast met de specifieke gegevens, zodat je niet steeds de opmaak opnieuw hoeft in te stellen.

Als je een team aanstuurt en wekelijks een statusrapport moet delen, overweeg om Gemini te gebruiken om een docx te maken met de belangrijkste voortgang. Je kunt een prompt geven als: ‘Maak een rapport met de projectstatus, mijlpalen van deze week en actiepunten voor volgende week.’ Het document is dan direct klaar om te delen in Teams of per e-mail. Dit bespaart je de tijd van het handmatig opmaken van een Word-document.

Als je in de consultancy of dienstverlening werkt en facturen stuurt, kun je Gemini vragen om een factuur in pdf te genereren. Een optie is om een prompt te structureren met de klantnaam, datum, bedrag en btw. Let wel op: controleer altijd of de gegevens kloppen, want AI kan fouten maken. Je zou een sjabloon kunnen ontwikkelen dat je steeds hergebruikt.

Als je een freelancer bent en voorstellen schrijft voor nieuwe opdrachten, probeer dan Gemini een voorstel in docx te laten maken. Je kunt aangeven welke onderdelen erin moeten, zoals ervaring, aanpak en tarief. Het voordeel is dat je het document daarna nog kunt bewerken in Word. Een mogelijkheid is om een basisversie te genereren en die vervolgens te finetunen.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je repetitieve documenttaken kunt uitbesteden aan Gemini. Begin met een eenvoudig document, zoals een notitie of een korte offerte, en breid uit naarmate je vertrouwen krijgt in de output.

Bron: Bright