Het antwoord: Google’s AI-assistent Gemini kan nu direct bestanden genereren in formaten zoals PDF en Word (docx). Dit betekent dat je als ondernemer zonder aparte software een offerte, factuur of rapport kunt maken en direct kunt delen.

Wat er aan de hand is Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, zijn AI-assistent. Waar Gemini eerder vooral tekst produceerde in het chatvenster, kan het nu ook zelfstandig bestanden aanmaken in gangbare formaten. Het gaat onder meer om PDF en docx, het standaardformaat van Microsoft Word. Dit is een directe uitbreiding van de mogelijkheden van de AI, die voorheen alleen tekstuele antwoorden gaf. De functie is onderdeel van de bredere integratie van AI in Google’s producten, zoals Google Workspace. Volgens Google is het doel om gebruikers tijd te besparen door repetitieve taken te automatiseren.

Wat dit betekent Voor ondernemers in het mkb is dit een praktische toevoeging. Het betekent dat je vanuit een gesprek met Gemini een compleet document kunt laten maken, zonder dat je zelf een tekstverwerker hoeft te openen. Denk aan een offerte die je direct naar een klant kunt mailen, een factuur die je aan een administratiesysteem kunt toevoegen, of een rapport dat je als bijlage bij een project kunt voegen. De impact is het grootst voor wie regelmatig standaarddocumenten maakt, zoals zzp’ers, consultants, en kleine teams zonder aparte administratieve ondersteuning. Het bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op typefouten, omdat de AI de structuur en opmaak voor zijn rekening neemt.

Hoe je dit kunt toepassen De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar er zijn een aantal scenario’s waarin je dit direct kunt inzetten.

Als je een consultancy- of adviespraktijk runt, kun je Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een korte omschrijving van het project. Je geeft bijvoorbeeld aan: ‘Maak een offerte voor een marketingstrategie van drie maanden, inclusief een maandelijkse rapportage en twee strategische sessies.’ Gemini maakt er een nette PDF van die je direct kunt versturen. Een mogelijkheid is om een standaard sjabloon in je prompt te verwerken, zodat de opmaak consistent blijft met je huisstijl.

Als je een webshop of klein bedrijf hebt, kun je Gemini gebruiken om een factuur te genereren na een verkoop. Je typt de gegevens van de klant, het product en het bedrag, en vraagt om een factuur in Word-formaat. Dit is handig als je geen facturatiesoftware hebt of snel een eenmalige factuur moet maken. Overweeg om de AI ook de btw-berekening te laten doen, door het juiste tarief in je prompt te noemen.

Als je een team aanstuurt en regelmatig rapporten moet maken, kun je Gemini een samenvatting van een project laten omzetten in een gestructureerd rapport. Je geeft de belangrijkste punten, en de AI zet ze in een logische volgorde met kopjes en alinea’s. Het resultaat is een docx-bestand dat je direct kunt bewerken of delen. Een optie is om de AI te vragen om een inhoudsopgave toe te voegen, zodat het rapport er professioneel uitziet.

Als je in de zorg of het onderwijs werkt, kun je Gemini gebruiken om eenvoudige informatiedocumenten te maken, zoals een folder of een instructie. Je beschrijft het onderwerp en de doelgroep, en de AI genereert een PDF met duidelijke tekst en opmaak. Dit bespaart tijd die je anders aan lay-out zou besteden.

Bron: Bright