Het antwoord is dat Google’s AI-assistent Gemini nu zelfstandig bestanden kan genereren in formaten zoals Word (docx) en PDF. Dit betekent dat je als ondernemer direct een offerte, factuur of rapport kunt laten maken zonder dat je handmatig een sjabloon hoeft in te vullen.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functionaliteit aan Gemini toegevoegd waarmee de AI niet alleen tekst genereert, maar die tekst ook direct in een bestand kan zetten. Volgens Bright kan Gemini nu onder andere PDF’s en DOCX-bestanden aanmaken. Dit is een uitbreiding op de bestaande mogelijkheden van Gemini, die eerder vooral gericht waren op het beantwoorden van vragen en het genereren van tekst zonder directe bestandsoutput. De update maakt Gemini bruikbaarder voor administratieve en documentgerichte taken, een terrein waar concurrenten zoals ChatGPT al langer actief zijn.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een directe tijdsbesparing. Waar je normaal een sjabloon opent, gegevens invult en handmatig opmaakt, kun je nu een prompt geven aan Gemini en het bestand in één keer laten genereren. Dit is vooral relevant voor wie regelmatig herhalende documenten maakt, zoals offertes, facturen, notulen of rapporten. De impact is het grootst voor kleine bedrijven zonder eigen administratieve ondersteuning: een taak die voorheen tien minuten kostte, kan nu in enkele seconden worden uitgevoerd. Let wel: de kwaliteit van de output hangt af van hoe precies je instructies zijn. Gemini kan geen bestaande bestanden bewerken, alleen nieuwe genereren op basis van jouw input.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en wekelijks offertes maakt voor zakelijke klanten. Je zou Gemini kunnen vragen om een offerte in Word-formaat te genereren met daarin de producten, prijzen en levertijden die je in de prompt noemt. Een voorbeeldprompt: ‘Maak een offerte in docx voor klant X met product A voor 50 euro en product B voor 30 euro, inclusief 21% btw en levering binnen 5 werkdagen.’ Het bestand kun je dan direct downloaden en per mail versturen. Overweeg om een vaste structuur in je prompt te gebruiken, zodat de opmaak consistent blijft.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse statusrapporten moet maken. Je kunt Gemini vragen om een PDF-rapport te genereren op basis van een korte samenvatting van de voortgang. Een mogelijkheid is: ‘Genereer een PDF met de projectstatus van deze week: afgeronde taken, open punten en volgende stappen.’ Het voordeel is dat je geen aparte tool hoeft te openen voor de opmaak. Let wel op dat Gemini geen grafieken of tabellen uit externe data kan importeren; je moet alle informatie zelf in de prompt zetten.

Als je in de zakelijke dienstverlening werkt en snel een factuur moet sturen. Je zou Gemini kunnen vragen om een factuur in PDF te maken met jouw bedrijfsgegevens, het factuurnummer, de omschrijving van de dienst en het te betalen bedrag. Een voorbeeld: ‘Maak een PDF-factuur voor bedrijf Y voor consultancywerk in maart, totaal 1200 euro exclusief btw, betaaltermijn 14 dagen.’ Het bestand is direct klaar om te versturen. Een valkuil is dat Gemini geen automatische nummering of btw-berekening toepast tenzij je dat expliciet in de prompt vraagt. Controleer dus altijd de cijfers voordat je verstuurt.

Als je een freelancer bent en een offerte op maat moet maken voor een nieuwe opdracht. Je kunt Gemini vragen om een professioneel ogende offerte in Word te genereren, inclusief een inleiding, scope van het werk, tarieven en voorwaarden. Een optie is om een voorbeeldprompt te bewaren die je steeds aanpast met de specifieke projectgegevens. Overweeg om in de prompt ook opmaakinstructies te geven, zoals ‘gebruik een strak lettertype en voeg een koptekst met mijn bedrijfsnaam toe’. Zo krijg je een document dat er direct representatief uitziet.

Bron: Bright