Gemini, de AI van Google, kan nu zelfstandig bestanden genereren zoals pdf’s en Word-documenten (.docx). Dit betekent dat je als ondernemer direct een offerte, factuur of rapport kunt laten maken zonder dat je handmatig hoeft te kopiëren en plakken.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie aan Gemini toegevoegd waarmee de AI niet alleen tekst genereert, maar die tekst ook direct in een bruikbaar bestandsformaat kan zetten. Waar je eerder de output handmatig moest exporteren naar Word of PDF, doet Gemini dat nu in één stap. Het gaat om bestandstypen die in de zakelijke wereld standaard zijn: .docx voor bewerkbare documenten en .pdf voor definitieve versies. Deze update sluit aan bij een bredere trend waarin AI-assistenten steeds meer uitvoerende taken overnemen, niet alleen het schrijven van tekst maar ook het verpakken ervan in professionele formats.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het MKB betekent dit een directe tijdsbesparing. Stel dat je elke week een standaardrapport moet maken voor een klant of een offerte moet opstellen. Normaal gesproken typ je de inhoud in een AI, kopieer je die naar Word, pas je de opmaak aan en exporteer je naar PDF. Met Gemini vervallen de tussenstappen. De AI levert direct een bestand dat je kunt versturen of verder kunt bewerken. Dit is vooral relevant voor zzp’ers en kleine teams zonder administratieve ondersteuning. Ook voor functies zoals sales, administratie en projectmanagement wordt het eenvoudiger om snel professionele documenten te produceren.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes maakt voor zakelijke klanten. Je kunt Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een lijst met producten en prijzen. Geef de AI een duidelijke opdracht, zoals ‘maak een pdf-offerte voor klant X met product A, B en C, inclusief BTW en leveringsvoorwaarden’. Het resultaat is een kant-en-klaar document dat je direct kunt mailen. Een mogelijkheid is om een standaardsjabloon in je prompt te verwerken, zodat de opmaak consistent blijft.

Als je een team aanstuurt en wekelijks een voortgangsrapport moet delen. Je kunt Gemini vragen om een .docx-bestand te maken met de belangrijkste cijfers en actiepunten. Voeg in je prompt specifieke data toe, zoals ‘verwerk de omzet van deze week, de openstaande taken en de planning voor volgende week’. Overweeg om de AI ook een samenvatting voor het management te laten genereren in dezelfde opdracht. Zo bespaar je tijd op het opmaken en kun je je concentreren op de inhoud.

Als je in de dienstverlening werkt en facturen moet sturen. Je zou Gemini kunnen vragen om een pdf-factuur te maken op basis van een uurtarief en gewerkte uren. Geef aan of je een btw-nummer, factuurnummer en betalingstermijn wilt toevoegen. Het voordeel is dat de AI de layout netjes regelt, zolang je duidelijke instructies geeft. Een optie is om een standaard prompt te bewaren die je elke maand hergebruikt, met alleen de variabele gegevens.

Als je een consultant bent en onderzoeksrapporten schrijft. Je kunt Gemini vragen om een .docx-bestand te maken met een inhoudsopgave, hoofdstukken en een conclusie. Voeg in je prompt de structuur toe die je gewend bent, zoals ‘begin met een samenvatting, dan de analyse, dan de aanbevelingen’. Overweeg om de AI ook een pdf-versie te laten genereren voor de klant. Zo heb je in één keer zowel een bewerkbaar als een definitief document.

Als je een administratief medewerker bent en standaardbrieven moet versturen. Je zou Gemini kunnen vragen om een pdf te maken van een standaardbrief, bijvoorbeeld een bevestiging van een afspraak of een herinnering voor een betaling. Vul de variabelen in je prompt in, zoals naam, datum en bedrag. Een mogelijkheid is om een bibliotheek met prompts aan te leggen voor verschillende soorten brieven, zodat je ze snel kunt aanpassen.

Bron: Bright