Google’s AI Gemini kan nu direct bestanden genereren zoals PDF’s en Word-documenten. Dat betekent dat je vanuit een gesprek met de AI een factuur, offerte of rapport kunt maken zonder dat je daarvoor een apart programma hoeft te openen.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, zijn AI-assistent. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook complete bestanden aanmaken in gangbare formaten zoals PDF en DOCX. Dat meldt Bright op basis van een aankondiging van Google. De functie is onderdeel van een bredere uitrol van mogelijkheden om documenten te genereren, en sluit aan bij de trend waarin AI steeds meer taken overneemt die voorheen handmatig of met aparte software moesten gebeuren. Het is een directe concurrent voor tools zoals Microsoft Copilot, die vergelijkbare functionaliteit bieden binnen Office-toepassingen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat je een deel van je administratieve werk kunt versnellen. Denk aan het opstellen van een offerte: je typt in Gemini wat de klant wil, welke producten of diensten, en de prijzen, en Gemini levert een nette PDF of Word-file af. Je hoeft niet meer te schakelen tussen een AI-chatbot en een apart tekstverwerkingsprogramma. Dit bespaart tijd, vooral bij terugkerende documenten zoals facturen, rapporten of notulen. De impact is het grootst voor functies waarin veel gestandaardiseerde documenten worden gemaakt: administratie, sales, projectmanagement en consultancy. Voor kleine bedrijven zonder eigen sjablonen of dure software kan dit een laagdrempelige oplossing zijn.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes maakt voor zakelijke klanten. Je zou Gemini kunnen vragen om een offerte in Word-formaat te genereren. Geef de AI de klantgegevens, producten, aantallen en prijzen. Gemini zet dit om in een net document dat je direct kunt mailen. Een mogelijkheid is om een standaardzin in je prompt op te nemen, zoals ‘gebruik een professioneel lettertype en voeg een regel voor btw toe’. Zo krijg je telkens een consistent resultaat zonder dat je handmatig hoeft op te maken.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapportages moet maken. Overweeg om Gemini de ruwe cijfers of notities te geven en vraag om een PDF-rapport. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Maak een rapport in PDF van de verkoopcijfers van deze week, met een samenvatting bovenaan en een tabel met de top 5 producten.’ De AI genereert dan een document dat je direct kunt delen met je team of leidinggevende. Dit werkt ook voor notulen van vergaderingen: plak de transcriptie of aantekeningen in Gemini en vraag om een gestructureerd Word-document.

Als je in de consultancy werkt en voorstellen moet indienen. Een optie is om Gemini te gebruiken om een eerste opzet van een voorstel te maken. Geef de AI de context, de doelstellingen en je uurtarief. Vraag om een PDF met een duidelijke indeling: inleiding, aanpak, planning en kostenoverzicht. Je kunt dan zelf nog finetunen, maar het grootste deel van het opmaakwerk is al gedaan. Dit scheelt tijd, zeker als je meerdere voorstellen per week moet maken.

Als je facturen moet versturen maar geen facturatiesoftware hebt. Je zou Gemini kunnen vragen om een factuur in PDF te genereren. Zorg dat je in je prompt alle verplichte elementen noemt: factuurnummer, datum, jouw bedrijfsgegevens, klantgegevens, omschrijving, bedrag en btw. De AI maakt er een nette PDF van die je kunt printen of mailen. Let wel: controleer altijd of de factuur voldoet aan de wettelijke eisen, want de AI kent niet automatisch de specifieke regels voor jouw land of sector.

Bron: Bright