Het antwoord: AI wordt door een breed scala aan professionals gebruikt om complexe vaktaal te vertalen naar begrijpelijke taal, wat direct tijd bespaart bij het opstellen van offertes en contracten. Dit is geen toekomstmuziek, maar een toepassing die nu al wordt gebruikt door docenten, marketeers en andere kenniswerkers.

Wat er aan de hand is

Volgens een artikel van Fastcompany gebruiken professionals in uiteenlopende vakgebieden AI om alledaagse, maar tijdrovende taken te automatiseren. Een van de zeven genoemde voorbeelden is het gebruik van AI om ‘vakjargon’ te ontcijferen en te vertalen. Docenten gebruiken het bijvoorbeeld om complexe lesstof toegankelijker te maken voor studenten. Marketingspecialisten zetten het in om technische specificaties om te zetten in klantvriendelijke teksten. De kern is dat AI niet alleen wordt gebruikt voor creatieve of analytische taken, maar juist voor de administratieve rompslomp die veel tijd kost.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het MKB betekent dit een concrete kans om tijd te besparen op documenten die vaak handmatig worden geschreven of aangepast. Denk aan offertes vol technische termen, contracten met juridische clausules of handleidingen voor klanten. Waar je normaal een collega, jurist of externe vertaler inschakelt, kun je nu een AI-tool vragen om de tekst in een paar seconden te herschrijven. Dit verlaagt de drempel om helder te communiceren met klanten die niet bekend zijn met jouw vaktaal. Het effect is direct: minder tijd kwijt aan het uitleggen van wat er in een document staat, en minder kans op misverstanden.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de volgende scenario’s geven een beeld van wat er mogelijk is.

Als je een technisch bedrijf runt en offertes stuurt naar niet-technische klanten. Je zou een AI-tool kunnen vragen om de technische specificaties in je offerte te herschrijven naar een eenvoudige uitleg. Een mogelijkheid is om de originele offerte in te voeren met de vraag: ‘Leg dit uit alsof ik geen verstand heb van de techniek.’ Het resultaat kun je gebruiken als bijlage of als basis voor een aparte, klantvriendelijke versie. Dit scheelt je de tijd die je normaal besteedt aan het bellen met de klant om uit te leggen wat er staat.

Als je een zzp’er bent en contracten opstelt voor opdrachtgevers. Overweeg om een AI-tool te gebruiken om juridische clausules in je contract te controleren op begrijpelijkheid. Je kunt de tool vragen: ‘Vat de belangrijkste afspraken in dit contract samen in vijf zinnen voor een niet-jurist.’ Zo voorkom je dat een opdrachtgever afhaakt omdat hij de kleine lettertjes niet snapt. Het bespaart je ook de tijd die je kwijt bent aan het beantwoorden van vragen over de inhoud.

Als je een webshop hebt en productbeschrijvingen schrijft voor technische producten. Een optie is om de technische datasheet van een product door een AI-tool te laten vertalen naar een simpele, aantrekkelijke tekst voor je webshop. Je zou kunnen beginnen met één productcategorie om te testen of het de conversie verhoogt. Het voordeel is dat je niet elke beschrijving zelf hoeft te schrijven, maar de AI een basis laat maken die je alleen nog hoeft te controleren.

Als je een team aanstuurt en interne documenten moet vereenvoudigen voor nieuwe medewerkers. Je zou een AI-tool kunnen vragen om een complexe handleiding of procedure te herschrijven in stappen voor beginners. Een mogelijkheid is om de originele tekst in te voeren met de instructie: ‘Maak hiervan een stappenplan voor iemand die dit nog nooit heeft gedaan.’ Dit bespaart je de tijd die je normaal besteedt aan het begeleiden van nieuwe medewerkers door de documentatie.

Bron: Fastcompany (URL)