Google’s AI-assistent Gemini kan nu direct bestanden genereren zoals Word-documenten (docx) en PDF’s. Voor ondernemers betekent dit dat je binnen enkele seconden een factuur, offerte of rapport kunt laten maken, zonder dat je handmatig een sjabloon hoeft in te vullen.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie aan Gemini toegevoegd waarmee de AI niet alleen tekst genereert, maar ook complete bestanden in gangbare formaten. Het gaat onder meer om PDF’s en docx-bestanden, de standaardformaten voor zakelijke documenten. Waar Gemini eerder alleen antwoorden gaf in het chatvenster, kun je nu een bestand laten maken dat je direct kunt downloaden en gebruiken. Volgens Google is dit onderdeel van een bredere uitrol van productiviteitsfuncties, bedoeld om AI praktischer te maken voor dagelijks werk. De functie is beschikbaar in de webversie van Gemini en werkt met een simpele tekstinstructie.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het mkb is dit een directe tijdsbesparing. Het genereren van een standaarddocument zoals een offerte of factuur kost normaal gesproken tijd: je moet een sjabloon openen, gegevens invullen, controleren en exporteren. Met Gemini kun je dat terugbrengen tot één stap. Je geeft een opdracht in natuurlijke taal, zoals ‘maak een offerte voor een website van 1500 euro inclusief btw’, en Gemini levert een kant-en-klaar bestand. Dit is vooral relevant voor zzp’ers en kleine teams zonder eigen administratieve ondersteuning. Ook voor het maken van rapporten, notulen of eenvoudige contracten biedt dit een snelle oplossing. De functie werkt in de browser, dus je hebt geen aparte software nodig.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes maakt voor maatwerkbestellingen. Je kunt Gemini vragen om een offerte te genereren met de productnaam, prijs en jouw bedrijfsgegevens. Een mogelijke instructie is: ‘Maak een PDF-offerte voor een klant die een maatwerkkeuken bestelt van 8500 euro, inclusief montage en btw. Gebruik mijn bedrijfsnaam en adres.’ Gemini zet dit om in een document dat je direct kunt downloaden en mailen. Overweeg om een standaardzin in je instructie op te nemen, zoals ‘voeg betalingsvoorwaarden van 14 dagen toe’, zodat het document meteen compleet is.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten moet maken. In plaats van handmatig een Word-document op te bouwen met cijfers en conclusies, kun je Gemini de ruwe data geven en vragen om een rapport. Bijvoorbeeld: ‘Genereer een docx-rapport met de omzetcijfers van deze week, een korte analyse en een actielijst voor volgende week.’ Je zou de AI kunnen vragen om een vaste structuur aan te houden, zoals een kop ‘Resultaten’ en een kop ‘Actiepunten’. Het bestand kun je daarna nog aanpassen in Word voordat je het deelt.

Als je in de zakelijke dienstverlening werkt en snel een factuur moet sturen. Een optie is om Gemini te vragen: ‘Maak een PDF-factuur voor een uurtarief van 95 euro, 12 uur werk, met factuurnummer 2024-001.’ De AI genereert dan een document dat je kunt controleren en versturen. Let wel op dat je de btw en jouw KVK-nummer correct in de instructie vermeldt. Het is een snelle manier om een factuur te maken zonder dat je een boekhoudpakket hoeft te openen, maar controleer altijd of de bedragen kloppen.

Als je notulen moet maken van een overleg. Je kunt Gemini een samenvatting van het gesprek geven en vragen om een docx-bestand met notulen. Bijvoorbeeld: ‘Maak een Word-document met notulen van het teamoverleg, met de punten: nieuwe klant, deadline volgende week, actiepunt voor marketing.’ Dit bespaart tijd omdat je niet zelf de opmaak hoeft te regelen. Het is wel verstandig om de notulen achteraf te controleren op volledigheid.

Als je een eenvoudig contract of overeenkomst wilt opstellen. Een mogelijkheid is om Gemini te vragen: ‘Genereer een PDF met een eenvoudige overeenkomst voor het inhuren van een freelancer voor 3 maanden, met een maandbedrag van 2000 euro.’ Gebruik dit alleen als basis; voor juridisch bindende documenten is het verstandig om een jurist te raadplegen. De kracht zit in de snelheid waarmee je een eerste versie hebt.

Bron: Bright