Google’s AI-assistent Gemini kan sinds kort zelfstandig bestanden genereren, zoals PDF’s, Word-documenten en andere kantoorformaten. Dit betekent dat je niet langer handmatig een offerte, factuur of rapport hoeft op te stellen, maar dat Gemini dit voor je kan maken op basis van een simpele instructie.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functionaliteit uitgerold voor Gemini, de AI-assistent die in steeds meer Google-diensten zit. Waar Gemini eerder vooral tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook bestanden aanmaken in gangbare formaten. Denk aan PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel) en mogelijk andere typen. Dit is een directe uitbreiding van de mogelijkheden, vergelijkbaar met wat Microsoft Copilot al biedt binnen de Office-omgeving. Volgens Bright is de functie nu beschikbaar voor gebruikers, al is nog niet duidelijk of deze voor iedereen of alleen voor betalende abonnees is. De stap past in een bredere trend waarin AI niet alleen antwoorden geeft, maar ook concrete, bruikbare documenten produceert.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals betekent dit een forse tijdsbesparing bij terugkerende documenttaken. Waar je voorheen een offerte handmatig in Word moest opmaken of een rapport in PDF moest exporteren, kun je nu een prompt geven als ‘maak een offerte voor een webdesignproject van 10 uur’ en Gemini levert een kant-en-klaar bestand. Dit is vooral relevant voor kleine bedrijven zonder eigen administratieve ondersteuning. De vergelijking met Microsoft Copilot dringt zich op: waar Copilot vooral werkt binnen de Microsoft-omgeving, is Gemini breder inzetbaar via de Google-wereld. Het betekent ook dat de drempel om AI te gebruiken voor praktische taken lager wordt, omdat het resultaat direct bruikbaar is in bestaande workflows.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes stuurt, kun je Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een klantvraag. Geef een korte beschrijving van de producten of diensten, het aantal uren en het uurtarief, en Gemini maakt er een nette PDF van. Je zou kunnen beginnen met een test: vraag om een eenvoudige offerte voor een standaard project en controleer of de opmaak en gegevens kloppen. Een optie is om een sjabloon in je prompt te verwerken, zoals ‘gebruik een strakke lay-out met mijn bedrijfsnaam bovenaan’.

Als je een team aanstuurt en wekelijks een voortgangsrapport moet maken, overweeg om Gemini het ruwe materiaal te geven. Plak de belangrijkste cijfers en resultaten in de chat, en vraag om een rapport in DOCX-formaat. Je kunt dan zelf nog kleine aanpassingen doen voordat je het deelt. Een mogelijkheid is om een vaste structuur te gebruiken, zoals ‘maak een rapport met een samenvatting, resultaten per kwartaal en aanbevelingen’. Dit bespaart je het opmaken en zorgt voor consistentie.

Als je in de consultancy werkt en regelmatig facturen genereert, kun je Gemini inzetten om een factuur te maken op basis van een projectoverzicht. Geef de uren, het tarief en de klantgegevens, en vraag om een PDF. Let wel op dat je de gegevens controleert, want AI kan fouten maken in getallen. Een suggestie is om een standaard prompt te maken die je elke keer gebruikt, zodat de opmaak hetzelfde blijft. Je zou ook kunnen experimenteren met het toevoegen van een betalingstermijn, zoals ‘voeg betaling binnen 14 dagen toe’.

Als je een administratief medewerker bent die veel standaardbrieven verstuurt, probeer dan Gemini een brief te laten genereren in DOCX. Geef de aanhef, de kern van de boodschap en de afsluiting, en vraag om een formeel document. Dit werkt goed voor brieven die steeds dezelfde structuur hebben, zoals bevestigingen of herinneringen. Een optie is om een lijst met variabelen mee te geven, zoals naam, datum en bedrag, zodat je snel kunt schakelen tussen verschillende ontvangers.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je met een simpele prompt een bruikbaar bestand krijgt. Begin klein, test met een niet-kritisch document en bouw van daaruit verder.

Bron: Bright