Gemini, de AI van Google, kan nu direct bestanden genereren zoals pdf’s, Word-documenten (docx) en meer. Dit betekent dat je als ondernemer niet langer handmatig een factuur, offerte of rapport hoeft op te maken: je geeft een opdracht in Gemini en het document wordt voor je aangemaakt.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functionaliteit uitgerold voor Gemini, de AI-assistent die onderdeel is van Google Workspace en de bredere AI-tools van het bedrijf. Waar Gemini eerder vooral tekst produceerde in een chatomgeving, kan het nu ook bestanden genereren in gangbare formaten zoals PDF en DOCX. Dit is een directe uitbreiding van de mogelijkheden, meldt Bright. De update maakt het mogelijk om vanuit een simpele prompt een compleet document te laten maken, inclusief opmaak en structuur. Dit sluit aan bij een bredere trend waarin AI-tools steeds meer productiviteitstaken overnemen, van e-mails schrijven tot presentaties ontwerpen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een aanzienlijke tijdsbesparing. Denk aan terugkerende taken zoals het opstellen van een offerte, het genereren van een factuur of het maken van een eenvoudig rapport. Waar je normaal een template opent, gegevens invult en de opmaak controleert, kun je nu in één keer een kant-en-klaar bestand krijgen. Dit is vooral relevant voor kleine bedrijven zonder eigen administratieve ondersteuning: de AI neemt het schrijf- en opmaakwerk uit handen. Ook voor freelancers die snel een professioneel ogend document willen sturen, biedt dit een laagdrempelige oplossing. De impact is het grootst voor wie regelmatig standaarddocumenten maakt, maar geen tijd of zin heeft om steeds hetzelfde format opnieuw in te richten.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig facturen stuurt, kun je Gemini vragen om een factuur te genereren op basis van een korte omschrijving. Geef bijvoorbeeld de opdracht: ‘Maak een PDF-factuur voor een bestelling van €250 aan kantoorartikelen, inclusief btw en mijn bedrijfsgegevens.’ Gemini maakt dan een document met de juiste opmaak, dat je direct kunt downloaden en versturen. Een optie is om een standaardzin in je prompt op te nemen, zoals ‘gebruik een strakke, professionele layout’, om de uitkomst te sturen.

Als je een team aanstuurt en wekelijks een statusrapport moet maken, overweeg om Gemini in te zetten voor de eerste opzet. Vraag: ‘Genereer een Word-document met een weekoverzicht van project A, met kopjes voor voortgang, knelpunten en actiepunten.’ Je krijgt dan een gestructureerd document dat je alleen nog hoeft aan te vullen met specifieke cijfers of opmerkingen. Dit bespaart tijd en zorgt voor een consistente opmaak.

Als je in de consultancy of dienstverlening werkt en offertes opmaakt, kun je Gemini gebruiken om een basisofferte te laten maken. Prompt: ‘Maak een PDF-offerte voor een adviestraject van 10 uur tegen €150 per uur, inclusief een korte beschrijving van de diensten.’ Het resultaat is een document dat je kunt personaliseren met je logo en klantgegevens. Een mogelijkheid is om meerdere varianten te genereren voor verschillende klantsegmenten, zodat je altijd een passende offerte paraat hebt.

Als je een administratieve functie hebt en veel standaardbrieven verstuurt, bijvoorbeeld voor factuurherinneringen of bevestigingen, kun je Gemini vragen een DOCX te maken met een vaste tekst en variabele velden. Prompt: ‘Maak een Word-document met een betalingsherinnering voor klant X, met een vriendelijke toon en een overzicht van het openstaande bedrag.’ Dit document kun je vervolgens eenvoudig aanpassen en opnieuw gebruiken.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je met een heldere prompt een compleet bestand krijgt. Experimenteer met verschillende opdrachten om te ontdekken wat voor jouw type documenten het beste werkt.

Bron: Bright