Gemini, de AI-assistent van Google, kan nu direct bestanden genereren zoals Word-documenten (docx) en PDF’s. Dit betekent dat je als ondernemer zonder extra software facturen, offertes of rapporten kunt laten maken, rechtstreeks vanuit een gesprek met de AI.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, zijn AI-assistent. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook daadwerkelijk bestanden aanmaken en downloaden. Het gaat onder meer om het populaire Word-formaat (docx) en PDF. Volgens Bright is de functie nu beschikbaar en kun je Gemini vragen om bijvoorbeeld een factuur of een rapport te maken, dat je vervolgens direct kunt opslaan of delen. Dit is een stap verder dan alleen tekst genereren: het bestand is meteen klaar voor gebruik in bestaande workflows, zoals e-mailen naar een klant of opslaan in je cloudopslag.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB is dit een directe tijdsbesparing. Je hoeft niet langer handmatig een Word-document te openen, een template te laden en de inhoud in te vullen. Gemini kan op basis van een simpele opdracht een compleet document maken. Denk aan een offerte met jouw bedrijfsgegevens, een factuur met een specifiek bedrag, of een rapport met meerdere secties. Het betekent dat administratieve taken, die vaak veel tijd kosten, sneller kunnen worden afgehandeld. Vooral voor zzp’ers en kleine teams zonder aparte administratieve ondersteuning kan dit een groot verschil maken. De functie werkt in de browser en is dus overal toegankelijk, zonder dat je extra software hoeft te installeren.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en dagelijks facturen verstuurt. Je zou Gemini kunnen vragen om een factuur in PDF-formaat te genereren voor een specifieke bestelling. Noem het bedrag, de klantnaam en je eigen bedrijfsgegevens, en Gemini maakt het bestand. Dat kun je direct downloaden en mailen. Een optie is om een standaard template in je opdracht te beschrijven, zodat elke factuur hetzelfde format heeft.

Als je een team aanstuurt en wekelijks een statusrapport moet maken. Overweeg om Gemini te vragen een Word-document te genereren met de voortgang van projecten. Je kunt per project een korte update geven, en Gemini zet dit om in een net rapport met koppen en alinea’s. Het bestand is dan klaar om te delen met je team of leidinggevende, zonder dat je het zelf hoeft op te maken.

Als je in de consultancy werkt en offertes opmaakt voor nieuwe klanten. Een mogelijkheid is om Gemini te vragen een offerte in docx-formaat te maken. Geef aan wat de diensten zijn, de prijzen en de voorwaarden. Het document kun je daarna nog aanpassen in Word, maar de basis is al gelegd. Dit bespaart je de tijd van het opzoeken van een oud template en het handmatig invullen.

Als je een freelancer bent en je administratie wilt stroomlijnen. Je zou Gemini kunnen gebruiken om een overzicht van je facturen of een eenvoudig contract te genereren. Noem de partijen, de datum en de afspraken, en Gemini maakt een PDF die je kunt ondertekenen en versturen. Het is een snelle manier om standaarddocumenten te maken zonder dat je een juridisch template nodig hebt.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je met een paar zinnen een bruikbaar bestand krijgt, zonder dat je zelf een tekstverwerker hoeft te openen.

Bron: Bright