Het antwoord is simpel: Google’s AI Gemini kan nu direct bestanden maken in Word- en PDF-formaat, zonder dat je extra software nodig hebt. Voor ondernemers betekent dit dat je in één gesprek met de AI een offerte, factuur of rapport kunt laten genereren en direct kunt downloaden als een professioneel document.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, zijn AI-assistent. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in chatvorm, kan het nu ook daadwerkelijk bestanden aanmaken in gangbare formaten zoals PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel) en PPTX (PowerPoint). Volgens Bright is de functie beschikbaar voor gebruikers van Gemini Advanced, de betaalde versie van de AI. Het nieuws past in een bredere trend: AI-tools worden steeds meer productiviteitshulpmiddelen die niet alleen adviseren, maar ook concrete output leveren die je direct kunt gebruiken in je bedrijfsvoering.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het MKB is dit een directe tijdsbesparing. Veel administratieve taken draaien om het maken van gestandaardiseerde documenten: offertes, facturen, notulen, rapporten en presentaties. Normaal gesproken open je daarvoor een apart programma, zoek je een template, en vul je handmatig de gegevens in. Met Gemini kun je nu in één stap een compleet document laten maken op basis van een simpele opdracht. Dit is vooral relevant voor zzp’ers en kleine teams zonder aparte administratieve ondersteuning. De functie maakt het ook makkelijker om snel meerdere versies van een document te genereren, bijvoorbeeld voor verschillende klanten of projecten.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes maakt voor zakelijke klanten. Je kunt Gemini vragen om een offerte in Word-formaat te genereren op basis van een lijst producten en prijzen. Geef de AI de opdracht: ‘Maak een offerte voor klant X met product A, B en C, inclusief BTW en leveringsvoorwaarden.’ Het resultaat is een direct downloadbaar DOCX-bestand dat je alleen nog hoeft te personaliseren met je logo. Een optie is om een standaardzin in je prompt op te nemen, zoals ‘gebruik een professioneel lettertype en voeg een tabel toe met prijzen’, om de lay-out te sturen.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten moet maken. In plaats van handmatig cijfers in een PowerPoint te zetten, kun je Gemini vragen om een presentatie te genereren op basis van een samenvatting van de resultaten. Je zou kunnen zeggen: ‘Maak een PowerPoint met vier slides: een samenvatting van de omzet, een grafiek met de groei, een overzicht van knelpunten en een actielijst.’ De AI maakt dan een PPTX-bestand dat je direct kunt delen met je team. Overweeg om de prompt zo specifiek mogelijk te maken, bijvoorbeeld door kleuren of lettertypen te noemen die aansluiten bij je huisstijl.

Als je in de zakelijke dienstverlening werkt en facturen moet versturen. Je kunt Gemini een factuur laten genereren in PDF-formaat. Geef de opdracht: ‘Maak een PDF-factuur voor klant Y, bedrag 500 euro exclusief BTW, factuurnummer 2024-001, met betalingstermijn van 14 dagen.’ Het voordeel is dat je geen apart facturatieprogramma hoeft te openen voor eenmalige facturen. Een mogelijkheid is om een sjabloon in je prompt te verwerken, zoals ‘gebruik een tabel met omschrijving, aantal, eenheidsprijs en totaal’, zodat de factuur er professioneel uitziet.

Als je notulen moet maken van een overleg. Na een gesprek met een klant of team kun je Gemini vragen om de notulen in Word te zetten. Je typt of spreekt de belangrijkste punten in en zegt: ‘Zet dit in een DOCX-bestand met kopjes als “Besproken punten”, “Acties” en “Volgende afspraak”.’ De AI structureert de tekst en levert een kant-en-klaar document. Dit bespaart tijd omdat je niet zelf de opmaak hoeft te doen.

Als je een offerte of rapport in meerdere talen nodig hebt. Je kunt Gemini vragen om hetzelfde document in het Nederlands en Engels te genereren. Geef de opdracht: ‘Maak twee versies van deze offerte, één in het Nederlands en één in het Engels, beide als PDF.’ De AI vertaalt en formatteert in één keer. Dit is handig voor ondernemers die internationaal zakendoen maar geen aparte vertaaldienst willen inschakelen voor standaarddocumenten.

Bron: Bright