Het antwoord: Google’s AI-assistent Gemini kan nu direct bestanden genereren zoals facturen, offertes en rapporten in .docx- of .pdf-formaat, zonder dat je daarvoor aparte software nodig hebt. Dit betekent dat je vanuit een gesprek met Gemini een compleet document krijgt, klaar om te versturen of te bewerken.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, zijn AI-assistent. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook bestanden maken in gangbare formaten zoals .pdf en .docx. Volgens Bright is de functionaliteit sinds kort beschikbaar en werkt het eenvoudig: je beschrijft wat je nodig hebt, en Gemini levert een downloadbaar bestand. Het nieuws past in een bredere trend waarin AI-tools steeds meer productieve taken overnemen, zoals het opstellen van gestandaardiseerde documenten. Voor ondernemers die regelmatig offertes, facturen of rapporten maken, kan dit een directe tijdsbesparing opleveren.

Wat dit betekent

Voor kleine ondernemers en zzp’ers die geen dure software zoals Office of Adobe Acrobat gebruiken, wordt het maken van professionele documenten een stuk laagdrempeliger. Je hebt alleen een Gemini-account nodig. De impact is het grootst voor wie veel herhalende documenten maakt: denk aan een timmerman die elke week een offerte stuurt, of een consultant die maandelijks een statusrapport levert. In plaats van telkens een template te vullen, kun je Gemini vragen om een document op maat te genereren op basis van een paar steekwoorden. Voor grotere bedrijven met eigen sjablonen is de meerwaarde beperkter, omdat Gemini nog geen merk-specifieke opmaak ondersteunt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig facturen stuurt, kun je Gemini vragen om een factuur in .pdf-formaat te genereren. Geef simpelweg de klantnaam, het bedrag en de datum, en je krijgt een downloadbaar bestand. Een optie is om een standaardzin toe te voegen zoals ‘maak een factuur met btw-specificatie’, zodat het document direct voldoet aan de fiscale eisen. Overweeg om een map aan te maken waarin je al je gegenereerde facturen bewaart, zodat je ze later makkelijk terugvindt.

Als je een team aanstuurt en wekelijks een statusrapport moet maken, kun je Gemini vragen om een .docx-bestand met een overzicht van de voortgang. Beschrijf de belangrijkste punten, zoals voltooide taken en knelpunten, en Gemini zet het in een leesbaar document. Je zou kunnen experimenteren met prompts als ‘maak een rapport met kopjes voor afdelingen’ om de structuur te bepalen. Het voordeel is dat je het document daarna nog kunt aanpassen in Word.

Als je in de dienstverlening werkt, bijvoorbeeld als boekhouder of adviseur, kun je Gemini gebruiken om een offerte in .pdf te genereren. Noem de diensten, de tarieven en de looptijd, en je hebt binnen een minuut een professioneel ogend document. Een mogelijkheid is om een standaardofferte te laten maken die je alleen nog hoeft te personaliseren per klant. Overweeg om een checklist te maken van wat er in een offerte moet staan, zodat je Gemini telkens dezelfde instructies geeft.

Als je een freelancer bent die snel een contract of overeenkomst nodig heeft, kun je Gemini vragen om een .docx-bestand met de basisvoorwaarden. Beschrijf de partijen, de scope en de betalingstermijnen, en je krijgt een concept dat je nog kunt laten checken door een jurist. Het is geen vervanging voor maatwerk, maar het bespaart tijd bij standaardovereenkomsten. Let wel op dat je de inhoud altijd controleert op juistheid.

Bron: Bright