Het antwoord: Google’s AI-assistent Gemini kan sinds kort zelfstandig Word-documenten en PDF-bestanden genereren. Dit betekent dat je een offerte, factuur of rapport in een paar zinnen kunt laten maken, zonder dat je zelf een template hoeft op te zetten of handmatig opmaakwerk hoeft te doen.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, zijn AI-assistent die beschikbaar is via de browser en de app. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook bestanden aanmaken in gangbare formaten zoals .docx (Word) en .pdf. Volgens Google kun je de AI een opdracht geven zoals ‘maak een offerte voor een webdesignproject van 2500 euro’ of ‘genereer een factuur voor maart 2024’, en Gemini levert een kant-en-klaar bestand. De functie is onderdeel van de bredere uitrol van generatieve AI in Google Workspace, maar is nu ook toegankelijk voor gebruikers zonder betaald abonnement. Het is een direct antwoord op concurrenten zoals ChatGPT, die al langer bestanden kunnen genereren, maar Google mikt op naadloze integratie met zijn eigen kantoorsoftware.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB is dit een concrete tijdsbesparing. Het opstellen van een offerte of factuur kost normaal gesproken minuten tot een halfuur, afhankelijk van hoe strak je template is. Met Gemini kun je dat terugbrengen naar enkele seconden. Vooral voor eenmanszaken en kleine teams zonder aparte administratieve ondersteuning is dit relevant: je hoeft geen dure software aan te schaffen of ingewikkelde sjablonen te onderhouden. De functie werkt in elke browser en vereist geen technische kennis. Het betekent ook dat je minder fouten maakt in opmaak of berekeningen, omdat de AI de structuur voor je regelt. Let wel: de output is gebaseerd op wat jij invoert, dus controleer altijd of bedragen en voorwaarden kloppen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes stuurt voor maatwerkbestellingen. Je zou Gemini kunnen vragen: ‘Maak een offerte in Word voor een klant die 50 gepersonaliseerde mokken bestelt, totaal 750 euro exclusief btw, levering binnen twee weken.’ De AI genereert een document met jouw bedrijfsnaam, de specificaties en een betalingstermijn. Je hoeft alleen nog je logo toe te voegen en de klantgegevens in te vullen. Een optie is om een standaardzin in je prompt op te nemen, zoals ‘gebruik een professionele layout met twee kolommen’, om de opmaak direct goed te krijgen.

Als je een team aanstuurt en maandelijks rapporten moet maken voor je opdrachtgevers. Overweeg om Gemini een PDF te laten genereren met een samenvatting van de resultaten. Bijvoorbeeld: ‘Maak een PDF-rapport met de titel “Kwartaalupdate Q1 2025”, met secties voor omzet, klanttevredenheid en nieuwe projecten.’ Je kunt de AI vragen om bullet points en een tabel toe te voegen. Het voordeel is dat je niet telkens opnieuw een Word-document hoeft op te maken; je past alleen de cijfers aan in je prompt.

Als je in de zakelijke dienstverlening werkt, bijvoorbeeld als consultant of boekhouder. Je zou Gemini kunnen inzetten om een factuur te genereren op basis van een korte omschrijving. Probeer: ‘Genereer een PDF-factuur voor 10 uur advieswerk tegen 150 euro per uur, factuurnummer 2025-014, betaling binnen 14 dagen.’ De AI zet dit om in een gestructureerd document dat je direct kunt versturen. Een mogelijkheid is om een reeks facturen in één sessie te maken door steeds de variabelen aan te passen. Let erop dat je de btw-berekening altijd controleert, want die kan per land verschillen.

Bron: Bright