Gemini, de AI van Google, kan nu zelfstandig bestanden genereren zoals Word-documenten (docx) en PDF’s. Dit betekent dat je in één gesprek met de AI een offerte, factuur of rapport kunt laten maken, zonder dat je handmatig een document hoeft op te zetten.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini waarmee de AI niet alleen tekst kan produceren, maar die tekst ook direct kan omzetten in een downloadbaar bestand. Het gaat om formaten als PDF en docx, de standaardformaten voor zakelijke documenten. Waar je eerder de gegenereerde tekst handmatig moest kopiëren naar een tekstverwerker, kun je nu in één keer een compleet document laten maken. Dit is onderdeel van een bredere trend waarin AI-assistenten steeds meer taken uit handen nemen, van het schrijven van e-mails tot het opstellen van complete rapporten.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het mkb betekent dit een flinke tijdsbesparing. Denk aan situaties waarin je snel een offerte moet maken voor een nieuwe klant, een rapport voor een vergadering of een factuur voor een project. Waar je normaal gesproken een template opent, gegevens invult en opmaakt, kun je nu in een paar zinnen aan Gemini vragen om het document voor je te maken. Dit is vooral relevant voor kleine bedrijven zonder eigen administratieve ondersteuning, waar elke minuut telt. De functie maakt het laagdrempeliger om professioneel ogende documenten te produceren, zonder dat je diepgaande kennis van Word of PDF-software nodig hebt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en snel een offerte moet sturen naar een zakelijke klant. Je kunt Gemini vragen: ‘Maak een offerte in Word voor een nieuwe klant, met drie productlijnen, inclusief prijzen en leveringsvoorwaarden.’ De AI genereert het document, dat je direct kunt downloaden en per e-mail kunt versturen. Overweeg om een standaard instructie te maken met je bedrijfsgegevens, zodat je die steeds opnieuw kunt gebruiken.

Als je een team aanstuurt en wekelijks een statusrapport moet maken. Je zou Gemini kunnen vragen om een PDF te genereren met de voortgang van projecten, inclusief mijlpalen en knelpunten. Een mogelijkheid is om eerst een lijst met punten in te voeren, en de AI het rapport te laten structureren en opmaken. Dit bespaart je het handmatig opmaken van tabellen en kopjes.

Als je in de consultancy werkt en een uitgebreid adviesrapport moet opleveren. Je kunt Gemini vragen om een document te maken met een inleiding, analyse, conclusie en aanbevelingen. Let wel op: de AI genereert de tekst op basis van jouw input, dus controleer altijd of de feiten kloppen. Een valkuil is dat Gemini mogelijk niet alle nuances van jouw vakgebied begrijpt, dus gebruik het als een eerste opzet die je nog finetuned.

Als je een factuur moet maken voor een freelance opdracht. Je zou Gemini kunnen vragen: ‘Maak een factuur in PDF voor 10 uur werk aan €75 per uur, met mijn bedrijfsgegevens en betalingsvoorwaarden.’ De AI genereert het document, maar controleer of het voldoet aan de wettelijke eisen voor facturatie in Nederland, zoals btw-vermelding. Het is een snelle manier om een basis te hebben, maar niet geschikt voor complexe boekhoudkundige situaties.

Als je een voorstel schrijft voor een samenwerking. Je kunt Gemini vragen om een document te maken met de doelen, planning en budget. Overweeg om de AI eerst een outline te laten maken, en pas daarna het volledige document te genereren. Dit geeft je meer controle over de inhoud. De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar het principe blijft: je bespaart tijd door de AI het zware werk te laten doen.

Bron: Bright