Google heeft twee nieuwe functies voor Gemini uitgerold in Nederland. De eerste functie helpt je e-mails samenvatten en beantwoorden in Gmail. De tweede functie stelt je in staat om afspraken te plannen en agenda-items te beheren via een gesprek met Gemini. Beide functies waren eerder alleen buiten de Europese Unie beschikbaar.

Wat er aan de hand is

Google breidt de mogelijkheden van zijn AI-assistent Gemini uit naar Nederlandse gebruikers. De twee functies die nu beschikbaar zijn, richten zich op dagelijkse kantoorwerkzaamheden. De eerste functie integreert Gemini direct in Gmail, waar het e-mails kan samenvatten en conceptantwoorden kan opstellen. De tweede functie werkt met Google Calendar: je kunt via een gesprek met Gemini afspraken inplannen, wijzigen of opvragen. Deze functionaliteit was eerder beperkt tot gebruikers buiten de EU vanwege privacyregelgeving. Nu is de uitrol in Nederland een feit, meldt Bright.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat je een deel van je administratieve taken kunt automatiseren zonder dat je daarvoor aparte software hoeft aan te schaffen. Het gaat om twee concrete handelingen die veel tijd kosten: het verwerken van e-mail en het beheren van je agenda. Door Gemini deze taken te laten doen, kun je die tijd besteden aan werk dat meer oplevert. De functies werken binnen de bestaande Google Workspace-omgeving, dus je hoeft niets nieuws te installeren. Het is een directe toevoeging aan tools die je waarschijnlijk al gebruikt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks tientallen e-mails ontvangt van klanten of leveranciers. Je kunt Gemini vragen om een lange e-maildraad samen te vatten. In plaats van zelf door alle berichten te scrollen, krijg je een beknopt overzicht van de belangrijkste punten. Vervolgens kun je Gemini een conceptantwoord laten schrijven op basis van jouw instructies. Een mogelijkheid is om te zeggen: ‘Vat de e-mail van Van der Heiden over de offerte samen en stel een antwoord op waarin ik akkoord ga met de voorwaarden.’ Je controleert het antwoord en stuurt het met één klik weg.

Als je een team aanstuurt en veel vergaderingen moet plannen. Je kunt Gemini in Google Calendar gebruiken om een afspraak te maken zonder handmatig data en tijden te vergelijken. Zeg bijvoorbeeld: ‘Plan een overleg van een uur met het salesteam volgende week dinsdag om 10:00 uur.’ Gemini zoekt de beschikbaarheid van de deelnemers en zet de afspraak in de agenda. Overweeg om ook terugkerende taken zoals wekelijkse stand-ups via Gemini te laten inplannen, zodat je agenda altijd up-to-date is zonder dat je er zelf tijd aan kwijt bent.

Als je een webshop runt en klantvragen per e-mail beantwoordt. Je kunt Gemini gebruiken om snel een standaardantwoord op te stellen voor veelgestelde vragen. Vraag Gemini: ‘Maak een antwoord op de vraag over de levertijd van bestellingen, vriendelijk en professioneel.’ Het concept verschijnt direct in Gmail. Je past het eventueel aan en verstuurt het. Dit bespaart je tijd bij het typen van dezelfde antwoorden. Een optie is om een paar sjablonen te maken die Gemini kan gebruiken als basis, zodat de antwoorden consistent blijven.

Als je een freelancer bent en je eigen administratie doet. Je kunt Gemini vragen om een overzicht te maken van alle openstaande facturen in je e-mail. Zeg: ‘Zoek naar e-mails met facturen van de afgelopen maand en geef een lijst met bedragen en vervaldata.’ Gemini doorzoekt je inbox en presenteert de informatie. Vervolgens kun je Gemini vragen om een herinneringsmail te sturen naar klanten bij wie de betalingstermijn is verstreken. Dit automatiseert een deel van je debiteurenbeheer zonder dat je een apart boekhoudprogramma nodig hebt.

Bron: Bright