Het antwoord is: Google’s AI-assistent Gemini kan nu direct bestanden genereren zoals Word-documenten (docx) en PDF’s, zonder dat je daarvoor andere software nodig hebt. Dit betekent dat je vanuit een gesprek met de AI een complete offerte, factuur of rapport kunt maken en direct kunt downloaden.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie uitgerold voor Gemini, zijn AI-assistent. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook daadwerkelijk bestanden aanmaken in gangbare formaten. Volgens Bright, dat de aankondiging beschrijft, gaat het onder meer om PDF’s en docx-bestanden (het formaat van Microsoft Word). Dit is een concrete uitbreiding van de mogelijkheden: in plaats van dat je de gegenereerde tekst handmatig moet kopiëren en plakken in een apart programma, levert Gemini het eindproduct direct op. De functie is onderdeel van een bredere trend waarin AI-assistenten steeds meer uitgroeien tot productiviteitstools die niet alleen adviseren, maar ook uitvoeren.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een flinke tijdsbesparing. Het weghalen van de stap ‘kopiëren naar Word’ klinkt klein, maar in de praktijk scheelt het minuten per document. Voor wie dagelijks offertes, facturen, notulen of rapporten maakt, kan dat oplopen tot uren per week. Daarnaast verkleint het de kans op fouten: je hoeft niet meer handmatig opmaak of tekst aan te passen. De impact is het grootst voor functies waarin documentproductie centraal staat: administratie, sales, projectmanagement en consultancy. Ook voor zzp’ers die zelf hun administratie doen, wordt het eenvoudiger om snel een professioneel ogend document te maken zonder dat ze daarvoor een aparte tool hoeven te openen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes stuurt naar zakelijke klanten. Je kunt Gemini vragen om een offerte te maken op basis van een lijst met producten en prijzen die je in de chat zet. Vraag specifiek om een PDF of docx-bestand. Je zou kunnen experimenteren met het toevoegen van je bedrijfslogo en contactgegevens in de instructie, zodat het document er direct professioneel uitziet. Overweeg om een standaard template in de chat te bewaren die je elke keer hergebruikt.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapportages moet maken. In plaats van data uit verschillende bronnen te verzamelen en in Word te zetten, kun je Gemini vragen om een rapport te genereren op basis van de cijfers die je aanlevert. Een mogelijkheid is om de AI te vragen het document in een vaste structuur te zetten, met kopjes en tabellen, zodat het direct bruikbaar is voor je vergadering. Je zou kunnen testen of Gemini ook grafieken of overzichten in het document kan verwerken, al hangt dat af van de huidige mogelijkheden.

Als je in de consultancy werkt en snel een voorstel moet opleveren. Je kunt een gesprek met Gemini beginnen waarin je de hoofdpunten van je advies uiteenzet, en vervolgens vragen om een nette PDF met een inleiding, aanbevelingen en een conclusie. Overweeg om de AI te vragen het document op te maken met een duidelijke hiërarchie in koppen, zodat het eruitziet alsof het in Word is opgemaakt. Dit bespaart je de tijd die je normaal kwijt bent aan lay-out en opmaak.

Als je facturen maakt voor je eigen administratie. Je kunt Gemini vragen om een factuur te genereren in PDF-formaat, met daarin je bedrijfsgegevens, het factuurnummer, de datum, een omschrijving van de diensten en het totaalbedrag. Een optie is om een standaard instructie te maken die je elke keer aanpast met de specifieke gegevens. Let wel op dat je de factuur altijd controleert op juistheid voordat je hem verstuurt, want de AI kan fouten maken in bedragen of data.

Bron: Bright