Google’s AI-assistent Gemini kan nu direct bestanden genereren zoals PDF’s en Word-documenten. Dit betekent dat je zonder tussenkomst van andere software een offerte, factuur of rapport kunt maken, simpelweg door een opdracht te geven.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functie toegevoegd aan Gemini, zijn AI-assistent. Waar Gemini eerder alleen tekst kon produceren in het chatvenster, kan het nu ook bestanden aanmaken in gangbare formaten zoals PDF en DOCX. Dit is geen aankondiging van een aparte tool, maar een uitbreiding van de bestaande mogelijkheden. Volgens Bright is de functie beschikbaar voor gebruikers van Gemini Advanced, de betaalde versie van de dienst. De precieze datum van uitrol is niet gespecificeerd, maar het gaat om een recente update die geleidelijk wordt uitgerold. Dit past in een bredere trend waarin AI-assistenten steeds meer productieve taken overnemen, van het schrijven van e-mails tot het opstellen van complete documenten.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent deze update een directe tijdsbesparing. In plaats van eerst een tekst te genereren in Gemini en die vervolgens handmatig te kopiëren naar Word of Google Docs, kun je nu in één stap een afgerond document krijgen. Dit is vooral relevant voor wie regelmatig gestandaardiseerde documenten maakt, zoals offertes, facturen, notulen of korte rapporten. Het verlaagt de drempel om AI in te zetten voor administratieve taken, omdat het resultaat direct bruikbaar is. Let wel: de functie is onderdeel van Gemini Advanced, dus je hebt een betaald abonnement nodig. De kwaliteit van het gegenereerde bestand hangt af van hoe specifiek je instructies zijn.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een offerte moet maken voor een nieuwe klant. Je zou kunnen beginnen met een opdracht als: “Maak een PDF-offerte voor een webshop, inclusief hosting, domeinnaam en onderhoud, met een totaalbedrag van 1.500 euro.” Gemini genereert dan een document dat je direct kunt controleren en versturen. Overweeg om een standaardsjabloon in je instructie te verwerken, zoals “gebruik een zakelijke opmaak met mijn bedrijfsnaam bovenaan.” Dit bespaart je het opmaken in Word.

Als je een factuur wilt opstellen na een voltooide opdracht. Een mogelijkheid is om Gemini te vragen: “Genereer een DOCX-factuur voor 10 uur consultancy tegen 125 euro per uur, met btw en mijn bedrijfsgegevens.” Het resultaat is een bewerkbaar Word-bestand dat je alleen nog hoeft te controleren op details. Je zou dit kunnen combineren met een vaste tekst voor betalingsvoorwaarden die je in de instructie zet.

Als je wekelijkse rapporten maakt voor je team of opdrachtgever. Je zou kunnen experimenteren met een prompt als: “Maak een PDF-rapport over de verkoopcijfers van deze week, met een samenvatting, grafiekbeschrijving en aanbevelingen.” Hoewel Gemini geen grafieken tekent, kan het wel de structuur en tekstuele analyse leveren. Overweeg om de data eerst in een lijst te geven, zodat Gemini deze verwerkt in een leesbaar document.

Als je notulen moet uitwerken na een vergadering. Een optie is om je aantekeningen of een transcript aan Gemini te geven met de instructie: “Maak een DOCX met notulen, inclusief actiepunten en verantwoordelijken.” Dit werkt het beste als je de input gestructureerd aanlevert, bijvoorbeeld per agendapunt. Je zou kunnen testen of Gemini ook automatisch een samenvatting toevoegt.

Als je een eenvoudig contract of overeenkomst wilt opstellen. Je zou kunnen proberen: “Genereer een PDF met een freelance-overeenkomst voor een project van 3 maanden, met een geheimhoudingsclausule.” Houd er rekening mee dat dit geen juridisch advies vervangt; het document is een concept dat je altijd door een jurist moet laten controleren. De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar het bespaart in ieder geval de eerste opzet.

Bron: Bright