Gemini, de AI-assistent van Google, kan nu direct bestanden genereren zoals PDF’s, Word-documenten (docx) en meer. Dit betekent dat je vanuit een gesprek met de AI een factuur, offerte of rapport kunt maken, zonder dat je daarvoor aparte software hoeft te openen.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functionaliteit toegevoegd aan Gemini: het genereren van bestanden in gangbare formaten. Waar de AI eerder alleen tekst kon produceren die je handmatig moest kopiëren naar een document, kun je nu in één keer een compleet bestand laten maken. Het gaat om formaten als PDF en DOCX, de standaard voor zakelijke documenten. Deze stap past in de bredere trend waarbij AI-assistenten steeds meer uitgroeien tot productiviteitstools die niet alleen informatie geven, maar ook concrete output leveren.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een flinke tijdsbesparing. Stel dat je snel een offerte moet sturen of een factuur wilt maken. Normaal gesproken open je daarvoor Word, Excel of een facturatieprogramma, zoek je een template en vul je de gegevens in. Met Gemini kun je in een paar zinnen aangeven wat je nodig hebt, en de AI levert het document direct aan. Dit is vooral relevant voor kleine bedrijven zonder eigen administratieve ondersteuning, waar elke minuut telt. Ook voor het maken van rapporten, notulen of brieven wordt het proces eenvoudiger: je hoeft niet meer te schakelen tussen verschillende programma’s.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig facturen stuurt, kun je Gemini vragen om een factuur in PDF-formaat te genereren. Geef simpelweg de klantgegevens, het bedrag en de datum, en de AI maakt een net document dat je direct kunt versturen. Een mogelijkheid is om een standaardzin in te stellen, zoals ‘Maak een factuur voor [klantnaam] van [bedrag] voor [product]’, zodat je niet elke keer alles hoeft uit te typen.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten moet maken, overweeg om Gemini te gebruiken voor het opstellen van een DOCX-rapport. Je kunt de AI vragen om een samenvatting van de afgelopen week, inclusief cijfers en actiepunten, en dat direct als Word-bestand laten exporteren. Dit bespaart je het handmatig opmaken en zorgt voor een consistent format.

Als je in de consultancy of dienstverlening werkt en offertes opmaakt, kun je Gemini inzetten om een gestandaardiseerde offerte te genereren. Geef de scope van het project, de tarieven en de looptijd, en de AI levert een PDF die je alleen nog hoeft te ondertekenen. Een optie is om een template in je prompt te verwerken, zodat de offerte altijd dezelfde lay-out heeft.

Als je administratieve taken delegeert aan een assistent of stagiair, kun je hen instrueren om Gemini te gebruiken voor het maken van brieven of notulen. Door een duidelijke prompt te geven, zoals ‘Maak een notulen van deze vergadering in DOCX-formaat met de volgende punten’, wordt het werk gestandaardiseerd en foutgevoeligheid verminderd.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat je Gemini nu kunt gebruiken als een directe documentgenerator, zonder dat je nog aparte software hoeft te openen.

Bron: Bright