Je kunt nu via Google Gemini direct een offerte of factuur laten genereren in Word of PDF-formaat. Geen omwegen via tekstverwerkers of sjablonen meer: je geeft een opdracht, en de AI levert een kant-en-klaar bestand.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functionaliteit uitgerold voor Gemini, zijn AI-assistent. Waar Gemini voorheen alleen tekst kon produceren, kan het nu ook bestanden aanmaken in gangbare formaten zoals PDF en DOCX (het Word-formaat). Volgens Bright is de mogelijkheid beschikbaar voor gebruikers van Gemini Advanced, de betaalde versie. Het nieuws past in een bredere trend waarin AI-tools steeds meer productieve taken overnemen, zoals het opstellen van gestandaardiseerde documenten. Waar concurrenten als ChatGPT al langer bestanden kunnen genereren, haalt Google nu de achterstand in met een directe integratie in zijn eigen ecosysteem.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat een tijdrovende taak – het opmaken van een offerte of factuur – in enkele seconden kan worden geautomatiseerd. Je hoeft niet meer handmatig een Word-sjabloon te openen, gegevens in te vullen en op te slaan als PDF. Gemini doet dat in één keer. Dit bespaart tijd, vooral bij herhalende documenten zoals standaardoffertes, facturen of contracten. Het is vooral relevant voor zzp’ers en kleine teams zonder eigen administratieve ondersteuning. De functionaliteit werkt via de webinterface van Gemini en is gekoppeld aan je Google-account, waardoor bestanden direct in Google Drive of als download beschikbaar zijn.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een offerte moet sturen naar een nieuwe klant. Begin met een duidelijke prompt in Gemini. Een voorbeeld: ‘Genereer een offerte in Word-formaat voor een webdesignproject. Vermeld: eenmalig ontwerp €1.500, maandelijks onderhoud €200, totaal €1.700 exclusief btw. Gebruik een professionele layout met mijn bedrijfsnaam [jouw naam] en datum vandaag.’ Gemini maakt dan een DOCX-bestand dat je direct kunt downloaden en versturen. Je kunt ook vragen om een PDF-versie als je geen bewerkingen meer wilt toestaan.

Als je een factuur moet maken voor een afgeronde klus. Gebruik een prompt zoals: ‘Maak een factuur in PDF-formaat voor [klantnaam]. Factuurnummer: 2024-001. Datum: [vandaag]. Omschrijving: consultancy 10 uur à €100 per uur. Totaal €1.000. Betaaltermijn: 14 dagen. Voeg mijn btw-nummer toe: NL123456789B01.’ Gemini genereert een nette PDF die voldoet aan de basisvereisten. Controleer wel altijd of alle gegevens kloppen, want AI kan fouten maken in getallen of namen.

Als je een standaardcontract of overeenkomst moet opstellen. Vraag Gemini om een eenvoudige overeenkomst in Word: ‘Genereer een DOCX met een freelance-overeenkomst voor een grafisch ontwerper. Vermeld: opdrachtomschrijving, vergoeding per project, looptijd van 3 maanden, en een geheimhoudingsclausule. Gebruik formele maar duidelijke taal.’ Het resultaat is een basisdocument dat je kunt aanpassen. Let op: dit is geen juridisch advies, maar een startpunt dat je door een jurist kunt laten controleren.

Als je een offerte in bulk moet maken voor meerdere klanten. Je kunt Gemini vragen om een reeks documenten te genereren door een lijst met klantgegevens te geven. Prompt: ‘Maak voor elk van deze klanten een aparte offerte in Word: [klant A: webhosting €50/maand], [klant B: domeinregistratie €15/jaar]. Gebruik hetzelfde sjabloon met mijn bedrijfsnaam.’ Gemini produceert meerdere bestanden, die je in één keer kunt downloaden. Dit werkt het beste met een duidelijke, gestructureerde prompt.

Als je een factuur wilt laten opmaken in een specifieke stijl. Voeg stijlinstructies toe aan je prompt: ‘Genereer een factuur in PDF met een strak, modern ontwerp. Gebruik een lichtgrijze achtergrond voor de tabel, vetgedrukte totalen, en mijn logo (voeg een link naar je logo-afbeelding toe).’ Gemini kan eenvoudige opmaakverzoeken verwerken, maar complexe grafische elementen zoals een exact logo zijn nog niet altijd perfect. Experimenteer met de prompt om de gewenste uitstraling te krijgen.

Bron: Bright