Google’s AI-assistent Gemini kan nu direct bestanden genereren in formaten zoals Word (docx) en PDF. Dat betekent dat je zonder tussenkomst van andere software een factuur, offerte of rapport kunt maken en downloaden.

Wat er aan de hand is

Google heeft de mogelijkheden van Gemini uitgebreid. Waar de AI eerder alleen tekst kon produceren, kan hij nu ook complete documenten aanmaken in gangbare bestandsformaten. Het gaat om onder andere PDF, Microsoft Word (docx) en mogelijk andere formaten, afhankelijk van de instellingen. De functionaliteit is beschikbaar via de webinterface van Gemini en werkt met een simpele opdracht in natuurlijke taal. Volgens Bright is de update gericht op productiviteit: gebruikers hoeven niet meer handmatig een document op te maken of data over te zetten naar een tekstverwerker.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een directe tijdwinst. Het genereren van een factuur of offerte kost normaal gesproken tijd: je moet een sjabloon openen, gegevens invullen, controleren en exporteren. Met Gemini kun je dat in één stap doen. Vooral voor kleine bedrijven zonder eigen administratieve ondersteuning kan dit een verschil maken. Ook voor het maken van rapporten, notulen of eenvoudige contracten wordt de drempel lager. De impact is het grootst voor wie regelmatig gestandaardiseerde documenten maakt en geen behoefte heeft aan complexe opmaak.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig facturen stuurt. Je kunt Gemini vragen: ‘Maak een PDF-factuur voor klant X, met drie producten, totaalbedrag 450 euro, betaaltermijn 14 dagen.’ De AI genereert het document direct. Je hoeft alleen nog de klantgegevens te controleren en te versturen. Overweeg om een vaste instructie te maken met je bedrijfsgegevens, zodat je die niet elke keer opnieuw hoeft te typen.

Als je een team aanstuurt en wekelijkse rapporten maakt. Stel dat je elke maandag een statusupdate moet delen met je collega’s. Je kunt Gemini vragen: ‘Maak een Word-document met de voortgang van project A, B en C, inclusief een samenvatting van deze week.’ De AI zet je aantekeningen om in een leesbaar rapport. Een optie is om een standaard template te definiëren in je instructie, zodat de opmaak consistent blijft.

Als je offertes maakt voor dienstverlening. Voor een consultant of zzp’er die regelmatig offertes stuurt, kan dit een uitkomst zijn. Je geeft Gemini een korte beschrijving van de opdracht, het uurtarief en de geschatte uren, en vraagt om een PDF-offerte. De AI genereert een net document met een professionele uitstraling. Let wel: controleer altijd of bedragen en voorwaarden kloppen, want de AI kan rekenfouten maken.

Als je notulen moet uitwerken na een vergadering. Heb je een gesprek opgenomen of aantekeningen gemaakt? Vraag Gemini: ‘Maak een Word-document met notulen van deze vergadering, inclusief actiepunten en deadlines.’ De AI structureert de informatie en zet het in een standaard notulenformaat. Dit bespaart je het handmatig opmaken en zorgt dat actiepunten niet verloren gaan.

Een belangrijke valkuil: controleer altijd de inhoud. Gemini genereert bestanden op basis van jouw instructies, maar kan fouten maken in getallen, namen of data. Het is verstandig om het document te openen en te controleren voordat je het verstuurt. Ook de opmaak kan afwijken van wat je gewend bent. Overweeg om een standaard instructie te maken waarin je de gewenste opmaak beschrijft, zoals lettertype en marges, zodat de output consistenter wordt.

Bron: Bright