Gemini, de AI-assistent van Google, kan nu direct bestanden genereren zoals PDF’s en DOCX-documenten. Dit betekent dat je zonder tussenkomst van andere software een offerte, factuur of rapport kunt maken en downloaden. Het werkt via de chatinterface van Gemini, waar je een beschrijving geeft van wat je nodig hebt.

Wat er aan de hand is

Google heeft een nieuwe functionaliteit toegevoegd aan Gemini waarmee de AI niet alleen tekst kan produceren, maar ook complete bestanden in gangbare formaten. Volgens Bright kun je nu een pdf, docx en meer laten genereren. Dit is een uitbreiding van de bestaande mogelijkheden van Gemini, die eerder vooral gericht was op tekstuele antwoorden en analyses. De functie is beschikbaar in de webversie en mogelijk ook in de app, afhankelijk van je regio en accounttype. Het nieuws past in een bredere trend waarin AI-assistenten steeds meer uitvoerende taken overnemen, zoals het opstellen van documenten die direct klaar zijn voor gebruik.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een forse tijdsbesparing. Waar je normaal gesproken een tekst typt, deze kopieert naar Word of Google Docs, en vervolgens handmatig opmaakt, kun je nu in één stap een kant-en-klaar bestand krijgen. Dit is vooral relevant voor wie regelmatig gestandaardiseerde documenten maakt, zoals offertes, facturen, brieven of rapporten. Het verlaagt de drempel om snel professioneel ogende documenten te produceren, zonder dat je daarvoor een aparte tool hoeft te openen. Vooral kleine bedrijven zonder eigen administratieve ondersteuning kunnen hiervan profiteren.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en regelmatig offertes maakt voor zakelijke klanten. Je kunt Gemini vragen om een offerte te genereren op basis van een lijst producten en prijzen. Beschrijf simpelweg: ‘Maak een PDF-offerte voor klant X met producten A, B en C, inclusief BTW en leveringsvoorwaarden.’ Gemini zet dit om in een nette PDF die je direct kunt downloaden en mailen. Overweeg om een standaardsjabloon in je prompt te verwerken, zoals ‘gebruik een strakke lay-out met je bedrijfslogo bovenaan’ – hoewel logo’s nog niet automatisch worden toegevoegd, kun je de tekst later eenvoudig aanvullen.

Als je een team aanstuurt en wekelijks een voortgangsrapport moet maken. Je kunt Gemini vragen om een DOCX-rapport te genereren op basis van korte bullet points over de afgelopen week. Bijvoorbeeld: ‘Maak een DOCX met een samenvatting van de projectvoortgang, inclusief een tabel met deadlines en status.’ Het bestand is direct bewerkbaar in Word of Google Docs, zodat je het kunt verfijnen of delen. Een mogelijkheid is om een vaste structuur aan te leren door herhaaldelijk dezelfde prompt te gebruiken, waardoor de output steeds consistenter wordt.

Als je in de zorg of advies werkt en gestandaardiseerde brieven moet sturen. Denk aan een bevestigingsbrief voor een afspraak of een samenvatting van een adviesgesprek. Je kunt Gemini vragen: ‘Genereer een PDF-brief aan cliënt Y met de hoofdpunten van ons gesprek van vandaag.’ Het bespaart je het handmatig opmaken en zorgt voor een uniforme uitstraling. Overweeg om een voorbeeldbrief in je prompt te stoppen, zodat Gemini de stijl en toon kan overnemen.

Als je een factuur moet maken maar geen boekhoudpakket bij de hand hebt. Hoewel Gemini geen factuur met uniek nummer en btw-id kan genereren zoals een facturatiesysteem, kun je wel een basis-PDF maken met bedrag, omschrijving en betaalgegevens. Beschrijf duidelijk: ‘Maak een PDF-factuur voor 250 euro voor dienst X, met mijn bedrijfsnaam en bankrekening.’ Gebruik dit als tijdelijke oplossing of voor eenmalige klanten. Let op: controleer altijd of de factuur voldoet aan de wettelijke eisen in jouw land.

Bron: Bright